La sincronización de archivos se utiliza en las computadoras para garantizar que los archivos sean consistentes cuando existe uno en varias áreas al mismo tiempo. Hay dos formas de realizar la sincronización de archivos, sincronización unidireccional y bidireccional, y los nombres describen cómo actúan los archivos entre sí. Una de las razones de esta sincronización es garantizar que no haya conflictos entre las diferentes versiones del archivo, ya que la falta de coherencia puede provocar errores en el sistema. Esto también hace que sea más fácil y rápido realizar copias de seguridad de los archivos, porque solo se necesita una versión y no todas.
Muchas veces en una computadora hay un solo archivo, pero ese solo archivo se encuentra en varios lugares del disco duro. Esto generalmente se debe a que el archivo se copia y se coloca en otro lugar, lo que permite que los dos archivos existan en lugares diferentes. Los archivos normalmente se etiquetan como fuente y copia, siendo la fuente el archivo original. Al realizar la sincronización de archivos, esto asegura que los dos archivos sean exactamente iguales.
Existen dos métodos diferentes para la sincronización de archivos. La variedad unidireccional, que es cuando el archivo fuente se usa como plantilla y los archivos de copia se hacen como la fuente, es la menos común de las dos. En este esquema no se realizan actualizaciones ni cambios en la fuente, solo en las copias. Con el bidireccional más común, la versión fuente se puede actualizar; es más común porque permite al usuario trabajar con el archivo de copia mientras mantiene el archivo fuente actualizado y consistente.
La razón más común para realizar la sincronización de archivos es asegurarse de que no haya errores de coherencia. Cuando existen dos versiones del mismo archivo pero una es sustancialmente diferente de la otra, esto puede hacer que el sistema se confunda. Esto normalmente solo causa problemas con un solo archivo pero, si ese archivo es importante para la computadora, puede causar errores masivos. Por ejemplo, si el archivo controla cómo se inicia la computadora, esto puede hacer que la computadora tenga muchas dificultades para arrancar.
Otra razón para la sincronización de archivos es que aumenta la velocidad de las copias de seguridad. Cuando se realiza una copia de seguridad, normalmente se necesitan todos los archivos o la copia de seguridad estará incompleta. Si los archivos están sincronizados, no se necesitan copias separadas. Esto reduce la cantidad total de memoria necesaria para la copia de seguridad, lo que hace que la copia de seguridad funcione más rápido.