La versión única del enfoque de la verdad para el almacenamiento de registros requiere que una empresa tenga una base de datos central que contenga todos los registros de la empresa o, como alternativa, una base de datos distribuida sincronizada que cumpla el mismo objetivo. La concurrencia (tener un conjunto único e indiscutible de información verificada) en la administración de archivos comerciales es de suma importancia, ya que garantiza que todos dentro de una organización estén en la misma página cuando se trata de datos, registros y estadísticas. Una única versión del esquema de administración de archivos de verdad refuerza la concurrencia al garantizar que solo haya un posible «almacén» que contenga los registros de la empresa.
Los métodos de almacenamiento de archivos de verdad de versiones no únicas, en los que las empresas corren el riesgo de tener redundancia en el almacenamiento de datos, pueden fallar fácilmente. Imagine una empresa que almacena su información en dos bases de datos independientes y desvinculadas: la base de datos A y la base de datos B. Ahora imagine que un empleado cambia el precio del jabón en la base de datos A, pero se olvida de realizar el cambio correspondiente en la base de datos B. La concurrencia de las bases de datos ahora está en cuestión. A partir de ese momento, ningún empleado que consulte las bases de datos podrá determinar el precio del jabón. Al mantener la información en almacenes separados, los desacuerdos entre las bases de datos dan como resultado problemas difíciles de resolver.
La versión única del método de la verdad aborda esto al garantizar que solo haya una ubicación de acceso para cualquier valor dado en la base de datos. Dado que solo existe una «respuesta», nunca puede haber desacuerdos o conflictos en el sistema. Aunque esto no excluye los errores de ingreso de datos, que ocurren cuando un usuario ingresa y guarda por error el valor incorrecto de un artículo, sí evita problemas de concurrencia. Si se comete un error, será mucho más sencillo resolverlo y corregirlo.
La versión única de los enfoques de la verdad para el almacenamiento de datos tiene sus inconvenientes. Para las empresas más grandes, con registros masivos que abarcan varias décadas, almacenar toda la información en un solo repositorio puede volverse prohibitivo tanto desde el punto de vista del costo como de la eficiencia. Las soluciones extensivas de almacenamiento de datos, como las computadoras que ejecutan cuatro o más discos duros de gran escala, son muy caras. Además, mantener una base de datos masiva suele ser más complicado que mantener varias bases de datos más pequeñas.
Finalmente, la centralización de la versión única del modelo de almacenamiento de datos de verdad es también una de sus mayores debilidades. Al compactar todos los datos en un único almacén virtual, los problemas con los discos duros que almacenan la información o con la computadora que aloja los discos pueden paralizar gravemente a la organización. Si el concentrador de la base de datos central falla, todos en toda la empresa se quedarán “afuera” hasta que el sistema vuelva a estar en línea.