Un acuerdo de reembolso es un acuerdo entre dos partes para reembolsar a una parte los costos realizados en una empresa específica. Los acuerdos de reembolso a menudo están sujetos a términos específicos para calificar para el reembolso. Las empresas a menudo hacen acuerdos de reembolso con los empleados por los costos acumulados en el trabajo, como el millaje o los gastos de viaje en viajes de negocios. Los gobiernos a veces hacen un acuerdo de reembolso con un proveedor de servicios, como un médico, para proporcionar los servicios necesarios a los ciudadanos que no pueden pagar las tarifas normales.
En los negocios, un acuerdo de reembolso es a menudo una alternativa práctica a simplemente entregarle a un empleado una cantidad fija de dinero por los costos. Dado que los costos como la gasolina, los boletos de avión o las tarifas de hotel pueden variar de un día para otro, generalmente es más simple para un empleador acordar reembolsar al trabajador por cada tipo de servicio, en lugar de un monto fijo en dólares. La mayoría de los acuerdos de reembolso especifican qué puede o no constituir un costo reembolsable; por ejemplo, las comidas pueden estar cubiertas por el acuerdo, pero visitar un club nocturno puede no estar incluido. Algunos acuerdos tienen límites en los gastos; Esto es para desalentar a un empleado del gasto excesivo simplemente porque él o ella sabe que el costo será reembolsado.
Un acuerdo de reembolso puede requerir que el empleado entregue los recibos para recibir dinero a cambio. Esto le permite al empleador ver exactamente dónde se gastó el dinero y si califica para el reembolso. Algunos contratos permiten a los empleados simplemente mantener registros personales, como diarios, de gastos, aunque esto aumenta el potencial de fraude. Requerir recibos puede ayudar al departamento de contabilidad a realizar un seguimiento de los fondos de reembolso con mayor facilidad y puede ser necesario para fines fiscales.
Otro tipo común de acuerdo de reembolso en los negocios es el pago de la matrícula. Estos acuerdos a menudo se usan cuando una empresa quiere que un empleado asista a una clase o seminario de capacitación para mejorar sus habilidades para su uso posterior en el trabajo. Estos contratos generalmente especifican que el trabajador debe completar el curso, recibir la certificación o proporcionar alguna otra demostración de finalización para recibir el reembolso de la matrícula.
Los programas de divulgación del gobierno a menudo utilizan acuerdos de reembolso con proveedores de servicios privados para ayudar a los ciudadanos que califican. En el campo de la medicina, por ejemplo, a menudo se considera poco práctico para el gobierno emplear médicos y establecer hospitales gubernamentales cuando ya existe una próspera industria privada. En cambio, un gobierno puede establecer un programa en el que un médico atienda a pacientes de bajos ingresos a una tasa de costo reducida para el paciente, a cambio de una promesa de reembolso del gobierno por los costos restantes.
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