Un archivo de transacciones es un archivo de datos en el que se almacenan los registros de transacciones que se relacionan con las entradas en un archivo maestro. Este tipo de archivos sirven para aislar la actividad de las transacciones regulares de la información del archivo maestro y, al mismo tiempo, permiten que una base de datos los vincule a través de una referencia clave. Esta referencia clave suele ser una sola entrada común a ambos grupos de registros, como el número de cuenta, el nombre del empleado o cliente o la orden de compra. Esto permite a los operadores de bases de datos mantener archivos maestros relativamente pequeños mientras tienen acceso a historiales de transacciones completos para registros de auditoría o informes.
Las bases de datos de la empresa pueden contener cantidades extremadamente grandes de información que generalmente consisten en detalles individuales de clientes, proveedores y empleados y registros de eventos recurrentes relacionados con cada uno. A menudo, estas bases de datos se dividen en archivos maestros y de transacciones. El archivo maestro contiene detalles específicos individuales, como nombres, contactos de la empresa, direcciones, listas de correo electrónico y productos o servicios específicos para el individuo o la empresa. El archivo de transacciones contiene transacciones de ventas o compras, eventos del calendario o detalles de los empleados, como licencias, medidas disciplinarias o informes de progresión profesional.
Estos bloques de datos de transacciones incluyen una entrada clave que es una pieza de información común a los archivos maestros y de transacciones. Puede ser un número de cuenta, un nombre de contacto, un número de identificación de empleado o detalles financieros como órdenes de compra o números de factura. La entrada de clave es un identificador único que la base de datos utiliza para vincular las entradas de transacciones a sus registros de archivo maestro correspondientes. Cualquier consulta o búsqueda de transacciones de un archivo maestro en particular aislará el grupo completo de entradas para ese registro o cualquier entrada específica dependiendo de qué tan específica sea la clave.
El mantenimiento de registros de archivos maestros y de transacciones separados permite que el archivo maestro se mantenga en un tamaño manejable y se dedique solo a entradas específicas de la entidad. En las aplicaciones en las que los usuarios almacenan registros de transacciones fuera del sitio o en servidores de archivo, separarlos del archivo maestro también facilita mucho el archivo. Mantener un archivo de transacciones dedicado también hace que la auditoría sea fácil y efectiva. Este archivo también puede servir como ayuda para el diagnóstico o la planificación con muchas bases de datos que ofrecen amplias funciones de informes basadas en su contenido. Este tipo de disposición de archivos divididos a menudo se conoce como un sistema de archivos de referencia porque el archivo maestro «hace referencia» al archivo de transacciones para obtener detalles específicos del evento.