Un archivo plano es una colección de información almacenada y a la que se accede de forma secuencial en una base de datos, a menudo creada para almacenar información de forma no estructurada. Las hojas de valores separados por comas (CSV), por ejemplo, presentan información con cada campo separado del siguiente por una coma. Si bien un sistema de archivos plano ofrece algunas ventajas, a menudo hace que grandes cantidades de datos sean bastante engorrosos de almacenar y acceder. La mayoría de las bases de datos que se utilizan hoy en día son sistemas relacionales que utilizan consultas estructuradas para recuperar información y presentarla al usuario.
¿Cómo funciona?
Para que un modelo de datos de archivo plano sea funcional, toda la información relevante sobre un registro debe almacenarse en el mismo archivo. En una hoja CSV, por ejemplo, no se aplican formatos específicos de la aplicación a los datos contenidos en el archivo; solo una coma denota el final de un campo en un registro. Cada registro se escribe en una línea en el archivo, lo que permite que todos los datos de un solo registro se almacenen por separado de otros registros.
Estas bases de datos pueden llegar a ser rápidamente muy grandes y difíciles de administrar debido a la forma simple en que están organizadas. Muchos modelos de datos modernos utilizan tablas conectadas para organizar grupos de datos relacionados. Esto hace que dicha información sea más fácil de localizar y más flexible para trabajar.
Usando un sistema plano
Si un cliente llama a una empresa para realizar un pedido, alguien ingresa su información en una tabla o base de datos. Esa misma persona, u otra persona, ingresa información para ese pedido en particular. Un sistema de archivos plano puede almacenar toda esta información para el cliente en un solo archivo.
Sin embargo, esto no es necesario, por lo que se pueden mantener varios archivos: uno para el cliente y otro para cada pedido individual. La información sobre un pedido almacenada en un archivo plano no está asociada con la información sobre el cliente almacenada en otro. Estos archivos no están relacionados de ninguna manera, por lo que alguien que utilice una base de datos de archivos planos para encontrar información del cliente puede perder fácilmente archivos adicionales sobre pedidos.
Debilidades de este sistema
Dado que cada registro debe estar completo en sí mismo, un sistema de archivos plano generalmente da como resultado archivos muy grandes o una falta de conectividad entre la información que contiene. La base de datos común que se utiliza hoy en día es una base de datos relacional. Este modelo permite relacionar la información de una tabla con otras tablas utilizando campos clave que existen en cada una. Varias tablas se conectan a través de estos campos, lo que permite que cada una tenga solo una parte de la información total necesaria.
Bases de datos relacionales
El mismo ejemplo de cliente dado anteriormente podría verse bastante diferente en un modelo relacional. Cuando el cliente llama para realizar un pedido, alguien ingresa su información en una tabla de «clientes» dentro de la base de datos. Luego, otra persona puede ingresar información para su pedido en una tabla separada. Cada una de estas tablas incluye campos que las conectan entre sí. Esto significa que alguien puede usar el sistema para encontrar más fácilmente toda la información de un cliente, incluido el historial total de pedidos.
Uso continuado
Las bases de datos de archivos planos tienen algunos usos, aunque la funcionalidad de este modelo de datos no es tan eficiente como un enfoque relacional más rápido. Los sistemas simples pueden contener fácilmente información básica para una base de datos rápida. La falta de campos conectados también elimina los errores que pueden surgir por la falta de tablas, por lo que muchas bases de datos descargables utilizan este formato para evitar tales problemas.