Una respuesta automática es un programa que genera automáticamente una respuesta cuando recibe información. El uso clásico de las respuestas automáticas está en la gestión de correo electrónico, pero estos programas también se pueden encontrar en sitios web. Este tipo de programa puede ser una herramienta muy útil y poderosa para todo, desde el marketing en Internet hasta la gestión de admisiones a una universidad. Muchas personas se han encontrado con alguna versión del autorespondedor en algún momento de sus vidas.
Las primeras versiones de estos programas se diseñaron para devolver errores cuando no se pudo entregar un correo electrónico, para alertar al remitente de un problema. Después de que el sistema de entrega de correo hubiera realizado varios intentos, le indicaría al autorespondedor que se contactara con el remitente y le dijera que el correo electrónico no se entregó. La causa del error también podría detallarse, de modo que el remitente sepa por qué ocurrió el error y cómo podría evitarse en el futuro.
Este concepto también comenzó a ser adoptado por personas que querían enviar respuestas instantáneas cuando recibían correos electrónicos para que los remitentes supieran que se recibió el correo electrónico y que se podía esperar una respuesta. Estas respuestas automáticas se utilizan comúnmente en los sitios de servicio al cliente para informar a las personas que sus solicitudes han sido recibidas y que serán procesadas dentro de un período de tiempo establecido. Esta técnica también se utiliza en marketing, de modo que cuando alguien intenta ponerse en contacto, ese contacto se devuelve y refuerza inmediatamente.
Las personas también pueden utilizar respuestas automáticas para manejar su correo electrónico cuando están fuera de la oficina o cuando no están disponibles. Mientras están de vacaciones, muchas personas configuran respuestas automáticas para que cuando reciban correos electrónicos, los remitentes sepan por qué no recibirán una respuesta personal de inmediato. Las personas que están especialmente preocupadas por responder correos electrónicos y solicitudes pueden activar la respuesta automática cuando no estén disponibles, aunque solo sea brevemente durante una reunión o durante el almuerzo.
También se encuentran disponibles programas basados en contenido. Por ejemplo, cuando alguien quiere darse de baja de una lista de correo, el servidor generará una respuesta automática para confirmar que el nombre y el correo electrónico de la persona han sido eliminados. Estas respuestas automáticas basadas en contenido permiten que las personas se concentren en los correos electrónicos y los problemas que deben ser atendidos personalmente, lo que ahorra tiempo en la oficina. Los programas en los sitios web a menudo realizan la misma función, guiando a los usuarios a través de consultas básicas para ver si la respuesta automática puede ayudar antes de que una persona real deba involucrarse.