El título “empleado de información” proporciona una pista sobre las responsabilidades de una persona en este puesto. Un empleado de información puede describirse como una persona a través de la cual fluye la información. Esto incluye tanto información entrante, como llamadas telefónicas y mensajes, como información saliente, como correo e información de la compañía. También es una persona que maneja la información a través de tareas como organizar, archivar y distribuir documentos.
Los deberes específicos de un empleado de información pueden variar. A menudo se basan en el negocio y la industria en la que trabaja una persona con este puesto. La mayoría de los empleados de información realizan tareas que pueden describirse colectivamente como funciones administrativas básicas de oficina. Esto significa que una persona que esté interesada en obtener dicho puesto puede querer familiarizarse con ciertos equipos de oficina. Según la Oficina de Trabajo y Estadísticas (BLS), los empleados de información utilizan el teléfono, las computadoras personales y otros dispositivos electrónicos para enviar documentos por correo electrónico y fax.
Los teléfonos son generalmente una parte importante del trabajo de un empleado de información. Puede dedicar una parte importante de su tiempo a aceptar llamadas telefónicas. Los teléfonos que normalmente usan las personas en estos puestos no son como los que se encuentran en un entorno doméstico. Es probable que estas máquinas estén diseñadas para acomodar múltiples líneas, la transferencia de llamadas y la comunicación entre oficinas. También es probable que una persona en este puesto necesite dominar el trabajo con los servicios de contestación para gestionar las llamadas que se interceptan de esta manera.
Las habilidades informáticas suelen ser importantes para un empleado de información. Cualquiera que planee trabajar en tal posición debe estar familiarizado con el popular software de procesamiento de textos y hojas de cálculo. Algunos trabajos pueden requerir otras habilidades informáticas, como administración de bases de datos, programación o aplicaciones de calendario, y programas específicos de la industria.
Las máquinas de fax son equipos que permiten la transmisión de documentos a través de líneas telefónicas. Los empleados de información comúnmente tienen la responsabilidad de enviar y recibir información de esta manera. Al mismo tiempo, estas personas también tienen la responsabilidad de aceptar y enviar documentos y paquetes por correo electrónico, mensajería y servicios postales. Esto resalta la necesidad de que una persona en este puesto tenga fuertes habilidades de organización y sea multitarea.
Los deberes de un empleado de la oficina de información a menudo se ven interrumpidos por sus responsabilidades de interactuar con el público. Una persona en este puesto puede ser el primer punto de contacto con clientes y otras personas que visitan un negocio. Puede ser su trabajo determinar si una persona puede acceder a otras personas de la organización y cuándo.