Un esquema conceptual es un modelo de diseño que se utiliza para planificar o representar visualmente la estructura de la información contenida en una base de datos u otra entidad del sistema informático. Actúa para delinear las entidades específicas en el sistema, junto con sus atributos, y las relaciones entre varias entidades. El propósito de un esquema conceptual es proporcionar un orden de nivel superior a un sistema informático. Los sistemas informáticos de las organizaciones a gran escala son tan complejos que requieren este tipo de macrogestión para que sigan funcionando de forma adecuada y eficiente.
Para visualizar un esquema conceptual, imagine una serie de cuadrados. Cada cuadrado representa una tabla de entidad en la estructura del sistema, como Empleados, Empleados actuales, Proyectos, Escala de pago, etc. Estas entidades están organizadas de arriba a abajo y conectadas con líneas según las relaciones y asociaciones. Por ejemplo, la tabla Empleados actuales será, naturalmente, un subconjunto relacionado de la tabla Empleados, por lo que la tabla Empleados actuales se ramificará verticalmente desde la tabla Empleados. Por el contrario, la tabla Proyectos y escalas de pago se relacionará con la tabla Empleados actuales, ya que cada empleado actual recibirá una calificación salarial y trabajará en uno o más proyectos.Como resultado, estas tablas se ramificarán horizontalmente desde la tabla Empleados actuales.
Además de elaborar las relaciones básicas entre entidades, un esquema conceptual también puede describir parámetros que deben satisfacerse en el sistema. Estas son reglas específicas de la organización implementadas para hacer cumplir el orden en el sistema. Por ejemplo, especificar que cada Empleado actual también debe existir en la tabla Empleados o especificar que cada Empleado actual debe tener al menos uno, pero no más de tres proyectos. Al implementar estas reglas a nivel de diseño, la empresa se asegura de que no se puedan violar en el sistema.
Esta estructura permite que los diseñadores de sistemas comprendan instantáneamente las distintas partes y subsistemas de una red informática. El resultado final de esto es que los cambios en el sistema se vuelven más fáciles de implementar, ya que es evidente qué entidades relacionadas se verán afectadas por la modificación de entidades específicas en el sistema. Continuando con el ejemplo anterior, de la relación dependiente entre Empleados y Empleados Actuales, resulta obvio que cualquier cambio en la entidad Empleados afectará naturalmente también a la entidad Empleados Actuales.