Un invento de Alexander Bain, un relojero escocés, el fax o facsímil se introdujo por primera vez en 1842. Consistía en una máquina que podía traducir las señales del telégrafo y reproducir esas señales como una imagen en papel. Desde entonces, el facsímil se ha convertido en un medio de comunicación sofisticado que es capaz de convertir una imagen en señales de datos eléctricas y digitales, transmitirlas a través de líneas telefónicas y reconfigurar esas señales en la imagen original en papel o película. El facsímil tiene la capacidad de interpretar y transmitir imágenes, textos, fotografías, dibujos, palabras escritas e incluso mapas completos. Las empresas de todo el mundo confían en la tecnología de fax para acelerar la transmisión de documentos importantes que dependen del tiempo y la seguridad.
Las máquinas de fax, que son la principal fuente de distribución de faxes, funcionan escaneando y reproduciendo un documento en una imagen de mapa de bits. A continuación, la máquina de fax codifica la imagen en señales electrónicas o digitales y la transmite a través de una red telefónica a otra máquina de fax. En el otro extremo, la máquina de fax receptora interpretará las señales electrónicas o digitales, las traducirá de nuevo a datos de mapa de bits e imprimirá la imagen original en papel. Los usuarios de una máquina de fax logran esto utilizando un número de teléfono asignado a la máquina de fax, para transmitir el fax a otra máquina de fax asignada a un número de teléfono y conectada a una red telefónica. Según el tamaño del documento y el número de páginas, este proceso suele tardar unos minutos en completarse.
Con la llegada de Internet, la máquina de fax se ha enfrentado a algunos desafíos difíciles de otros avances tecnológicos que permiten el envío de documentos en línea. Un método simple es simplemente implementar un escáner para escanear el documento y usar correos electrónicos para enviar el documento como archivo adjunto. La seguridad, sin embargo, es a veces una preocupación, particularmente en plataformas no cifradas. Por lo tanto, algunas empresas aún confían en el fax para ayudar a mitigar los peligros asociados con las plataformas no cifradas que pueden permitir la interceptación del documento.
Además de las máquinas de fax, muchas empresas implementarán servidores de fax que recibirán faxes entrantes y los almacenarán en el disco duro del servidor. Las ventajas de utilizar un servidor de fax sobre varias máquinas de fax es la reducción de los costos asociados con la impresión de varios faxes al día, al tiempo que se eliminan los desperdicios asociados con la impresión de faxes innecesarios. Los proveedores de fax también son otra opción que pueden utilizar las empresas, ya que permiten la transmisión de faxes a través de Internet. El uso de un proveedor permite al usuario eliminar los gastos asociados con los métodos tradicionales de envío de faxes.