Un servidor de fax es un software y hardware que permite a muchos usuarios enviar y recibir documentos a través de un sistema de fax central. El software de fax se ejecuta en una computadora frecuentemente dedicada a la tarea de enviar faxes. Su hardware incluye uno o más módems de fax conectados a líneas telefónicas o una red de Protocolo de Internet (IP). Los servidores de fax se utilizan para reducir costos y mejorar la eficiencia de organizaciones de todo tipo. Algunas personas han construido negocios enteros en torno a cobrar a otros por enviar, recibir y almacenar faxes utilizando sus servidores.
El software del servidor de fax recopila los documentos que se enviarán por fax de varios usuarios. A menudo se envían por correo electrónico o se cargan a través de una interfaz web, pueden estar en uno de varios formatos populares. Generalmente se aceptan documentos de texto sin formato, formato de documento portátil (PDF) y software de procesamiento de texto común. Algunos servidores de fax también permiten a los usuarios enviar documentos directamente a un dispositivo de impresión virtual. Este dispositivo luego transfiere los documentos al servidor sin imprimirlos realmente.
Una vez recibido por el servidor de fax, cada documento se convierte al formato de fax y se pone en cola para su transmisión. Uno de posiblemente varios módems de fax independientes o basados en tarjeta en la computadora servidor transmite el documento. Cuando finalice, se puede enviar un mensaje de éxito o fracaso por correo electrónico, mensaje de texto u otros medios al usuario original.
Un servidor de fax también responde a las llamadas de fax entrantes y puede compararlas con una lista de remitentes de fax «basura» conocidos. Los documentos recibidos por el servidor se pueden almacenar en PDF u otros formatos comunes. El servidor puede enviar un documento por correo electrónico directamente o simplemente notificar a un usuario que hay un fax en espera.
En comparación con el fax tradicional, un servidor de fax ofrece muchas ventajas. No se necesitan impresiones de documentos, lo que ahorra papel y tóner. Los documentos se transmiten tan pronto como un módem de fax está libre, en lugar de cuando alguien tiene tiempo de enviarlos por fax a mano. Los documentos recibidos están disponibles al instante y solo por el destinatario previsto. Por lo general, solo se necesita un servidor de fax para una organización grande, en lugar de muchas máquinas de fax individuales.
Los atascos de papel y las páginas saltadas ya no son problemas con un servidor de fax. Los faxes se pueden rastrear y grabar más fácilmente si es necesario. Para el mantenimiento, un departamento de tecnología de la información (TI) puede asumir la responsabilidad de un servidor ubicado de forma centralizada. La capacidad de fax automático se puede agregar o habilitar en otros tipos de software. Un servidor también puede enviar un fax a un buzón de correo del Sistema de mensajería unificada en lugar de enviarlo por correo electrónico.
Algunos servidores de fax están diseñados para enviar y recibir faxes directamente a través de la intranet corporativa. Estos utilizan tecnología de «fax sobre IP» de la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT) T.38 en lugar de una línea telefónica. Los servicios de fax por Internet a menudo proporcionan un cómodo almacenamiento de documentos y fax para los propietarios de empresas individuales. Por una tarifa mensual, un usuario puede tener uno o más números de fax en diferentes códigos de área sin necesidad de líneas telefónicas. Los faxes se almacenan en un servidor y se cargan o descargan como documentos a través de Internet.
El software del servidor de fax está disponible para la mayoría de los sistemas operativos. El software básico a menudo se incluye con el sistema operativo. Por lo general, se puede comprar software más avanzado a terceros. Algunos programas también son proporcionados por proveedores de código abierto.