Un mecanógrafo es una persona que realiza trabajos de oficina, como preparar cartas y otros documentos. Él o ella teclea materiales escritos o información dictada en un formato terminado usando una máquina de escribir, un procesador de textos o una computadora. Los mecanógrafos del secretario desempeñan muchos de los mismos deberes que los asistentes administrativos o secretarios; sus tareas laborales exactas dependerán del empleador individual. Algunas compañías tienen diferentes niveles de mecanógrafo, cada uno con una tasa salarial más alta correspondiente.
Por ejemplo, un puesto de mecanógrafo de empleado de Nivel I que no requiere experiencia previa o educación, pero que paga cerca del salario mínimo, puede solicitar un formulario de pedido básico, una nota y una preparación de carta. Un trabajo de Nivel II que paga más puede requerir la capacidad de escribir un cierto número mínimo de palabras por minuto (ppm), generalmente 60 o más. Una posición de Nivel I puede permitir velocidades de escritura de 40 palabras por minuto. Una posición de Nivel III o superior puede requerir un conocimiento especial de la materia, así como experiencia previa o incluso un título de asociado.
La mayoría de los trabajos básicos de mecanógrafos de empleados requieren solo una graduación de escuela secundaria o equivalente. La escritura más rápida y precisa es la calificación más importante. Para tener la precisión necesaria en oficinas profesionales, los mecanógrafos deben tener excelentes habilidades de gramática, puntuación y ortografía. Aunque muchos de los memorandos, cartas y otros documentos de oficina escritos hoy se hacen con un teclado y una computadora, el software diseñado para revisar la ortografía tiene sus limitaciones. Por ejemplo, aunque la mayoría de los programas muestran claramente palabras mal escritas, no resaltarán aquellas que están escritas correctamente, pero que se usan incorrectamente en una oración; por lo tanto, el mecanógrafo debe poder verificar cuidadosamente su propio trabajo.
Muchas oficinas administrarán una prueba de mecanografía a los solicitantes que deseen convertirse en mecanógrafos. Esta práctica puede hacer que los trabajos de mecanógrafos de empleados, especialmente los que pagan más, sean muy competitivos. Además de escribir papeleo y dictado en piezas pulidas, los mecanógrafos pueden hacer algunos trámites u otras tareas de oficina.
A menos que un puesto para un mecanógrafo administrativo pague extremadamente bien y / o sea identificado como un trabajo de escritura junior, el empleado no debería tener que escribir cartas, artículos o informes desde cero. Los mecanógrafos editan un poco, pero no son escritores. A veces, las empresas, especialmente las empresas más pequeñas, pueden tratar de conseguir un mecanógrafo que haga el trabajo de un escritor por un sueldo sustancialmente menor.
Un mecanógrafo empleado puede trabajar como asistente de escritor escribiendo los borradores del autor en un manuscrito completo. Algunos mecanógrafos trabajan desde sus propios hogares para escritores o como asistentes de oficina virtuales. Un asistente de oficina virtual maneja las tareas de administración de forma remota utilizando una computadora. Antes de que los mecanógrafos de la oficina trabajen regularmente desde su casa para los clientes, generalmente tienen al menos varios años de experiencia como empleados de oficina a tiempo completo.