Los nombres de usuario son un componente importante de identificación utilizado con muchas aplicaciones informáticas. Junto con una contraseña o frase de contraseña, el nombre de usuario ayuda a identificar un usuario final que está autorizado para acceder al programa y utilizar los recursos proporcionados. Sin un nombre de usuario válido, es imposible acceder al programa.
La utilización de una combinación de contraseña de nombre de usuario es común tanto en aplicaciones comerciales como personales. En un entorno de trabajo, los programas de contabilidad, los listados de clientes y las listas de inventario están protegidos por un nombre de usuario y una contraseña. Si alguien intenta acceder a una lista o base de datos protegida sin ingresar una combinación válida de nombre de usuario y contraseñas, muchos sistemas bloquearán la estación donde ocurrió el intento, requiriendo que el departamento de Sistemas de Información despliegue personal en respuesta al posible intento de violación.
No es inusual que muchas estaciones de trabajo requieran un nombre de usuario para acceder a los datos almacenados en el disco duro del sistema. La mayoría de los sistemas operativos más populares para computadoras de escritorio y portátiles ofrecen a los usuarios la oportunidad de crear nombres y contraseñas únicos como parte de un proceso de seguridad. Cuando el usuario abandona la estación de trabajo, bloquea efectivamente la estación para que no se use activamente mientras está fuera. Al regresar, el empleado ingresa la combinación de contraseña y nombre de usuario requerida y puede reanudar su trabajo.
Incluso los servicios gratuitos utilizados por muchas personas utilizarán una combinación de nombre de usuario y contraseña para brindar cierto grado de seguridad a sus clientes. Los servicios de correo electrónico en línea permiten a los usuarios establecer sus propias combinaciones gratuitas de contraseña y nombre de usuario, lo que limita el acceso a los buzones de correo electrónico en línea. Los tableros de mensajes, las salas de chat y otros sitios de redes sociales también utilizan nombres y contraseñas como un medio para permitir que los nuevos miembros establezcan una cuenta y comiencen a disfrutar de las funciones del sitio.
Si bien muchos programas y sitios en línea no requieren más que una simple combinación de nombre de usuario y contraseña, el creciente incidente de violaciones de seguridad y robo de identidad ha llevado a muchos proveedores a requerir información adicional para garantizar la privacidad de los usuarios finales. Un enfoque es la inclusión de una imagen visual que se confirma junto con la contraseña y el nombre único antes de que se otorgue el acceso completo. Otro enfoque común es requerir que el usuario final lea e ingrese una cadena de palabras o caracteres para minimizar el uso de sofisticados programas de piratas informáticos que recolectan datos de inicio de sesión y luego intentan usarlos con fines ilegales.
Muchas empresas recomiendan al menos cambiar la contraseña de forma periódica para aumentar la seguridad. Sin embargo, hay un número creciente de entidades en línea que requieren que el usuario final también cambie el nombre de usuario de vez en cuando. Si bien es un poco inconveniente, este nuevo enfoque también puede ayudar a minimizar el potencial de uso ilegal de una cuenta y el posible daño a la reputación o las finanzas del usuario final.