Un número de adquisición es un código de identificación único que proporciona información sobre cuándo se agregó un objeto a una colección, como un museo, biblioteca o recurso similar. Las organizaciones generalmente tienen su propio código para los números de adquisición, y cuando un objeto cambia de manos, se le asignará un nuevo número. Esto es parte de la gestión de colecciones, el arte y la ciencia de mantener registros precisos, detallados y útiles sobre objetos en inventario para beneficio de investigadores, propietarios y otras partes interesadas.
El número de dígitos en un número de adquisición puede variar, y el número puede dividirse en varios segmentos, cada uno de los cuales ofrece información codificada más allá del momento en que el artículo ingresó a una colección. Por ejemplo, una biblioteca puede usar códigos que comienzan con un año, incluir un código de dos dígitos que especifique el tipo de elemento y luego agregar tres o más dígitos para indicar el número de adquisición individual. Un número como 200912304, por ejemplo, podría indicar que el artículo fue adquirido en 2009, es una revista académica y fue la 304a revista que se agregó a la colección en ese año.
Algunas colecciones utilizan el término “número de acceso” en su lugar. En cualquier caso, este código de identificación es uno de los primeros elementos asociados con los objetos cuando entran en posesión de la organización. Un técnico que procesa el artículo a la llegada generará un número de adquisición, lo agregará al registro del artículo y lo etiquetará, si es posible. Esto podría implicar colocar una etiqueta adhesiva o un transmisor en el elemento, o crear una tarjeta curatorial para acompañarlo si el elemento no se puede manejar directamente.
Es posible buscar artículos por número de adquisición, así como otros parámetros, si esto es de interés. Estos números pueden proporcionar información valiosa a los observadores que conocen el código asociado con ellos. También permiten a las organizaciones clasificar rápidamente las bases de datos para organizar el inventario de manera significativa. Un bioestadístico, por ejemplo, podría ordenar los campos para resaltar todas las proteínas agregadas a una base de datos en un año determinado.
Los sistemas de códigos de adquisición están diseñados para ser flexibles, para permitir espacio para la expansión de colecciones y eventos como entrar en un nuevo siglo, donde un código de año de dos dígitos puede causar confusión. En un museo que ha estado abierto desde la década de 1700, por ejemplo, un código de año como “18” podría indicar cualquier número de años, como 1918 o 2018. En caso de que el sistema deba ser renovado para acomodar los cambios en la naturaleza de un trabajo de la organización, esto puede resultar en un largo proceso de recodificación para ingresar con precisión los elementos más antiguos en la colección bajo el nuevo sistema de clasificación.
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