Un presupuesto administrativo es un plan financiero para el lado administrativo de una empresa durante un período contable como el trimestre o el año. Incluye costos no directamente asociados con la producción de bienes y servicios. El control de los presupuestos es fundamental para las empresas de todos los tamaños, ya que un gran presupuesto puede consumir ganancias y dificultar el crecimiento de una empresa. Si una empresa cotiza en bolsa, también tiene la obligación de proteger a los accionistas con presupuestos razonables y, en algunos casos, las empresas pueden tener la obligación legal de divulgar el presupuesto administrativo.
Este documento contiene un desglose detallado de los gastos anticipados para las operaciones de soporte relacionadas con el negocio, que van desde servicios legales hasta nóminas de secretaría. El presupuesto administrativo define una serie de departamentos y sus funciones, y analiza las asignaciones de fondos disponibles para ellos. El tamaño de este presupuesto puede variar, dependiendo de la empresa; Algunas compañías tienen costos indirectos asociados muy altos, mientras que otras tienen costos concentrados directamente en la producción.
Ciertas organizaciones deben divulgar su presupuesto administrativo. En los gobiernos que valoran la transparencia, este documento está disponible para su revisión por los contribuyentes, y las personas pueden enviar comentarios. Las empresas que cotizan en bolsa deben analizar los presupuestos en informes anuales y otras declaraciones. Del mismo modo, las organizaciones benéficas registradas deben mostrar cómo usan sus fondos, y un alto presupuesto administrativo puede ser un elemento disuasorio para los donantes que desean ver que la mayor parte de sus fondos se concentre en la entrega de bienes y servicios a los necesitados.
La planificación de un presupuesto administrativo puede llevar semanas o meses. La compañía necesita poder anticipar los costos con la mayor precisión posible y puede tener en cuenta problemas como picos inflacionarios. Establece objetivos para el período contable y puede analizarlos en el presupuesto. Por ejemplo, el presupuesto del departamento legal podría expandirse porque una empresa está preparando un nuevo producto que requiere consulta legal y, por lo tanto, el gasto está justificado. Si una empresa no puede explicar un salto repentino en los gastos administrativos, esto podría representar problemas de comunicación o eficiencia dentro de la administración de la empresa.
Los contadores, analistas y otros pueden consultar un presupuesto administrativo de un período anterior para obtener información. Los incrementos en los costos administrativos tienden a convertirse en un problema con el tiempo y, a veces, estos presupuestos se hinchan. En estas situaciones, el personal debe sentarse para determinar cómo recortar el presupuesto de manera más efectiva para satisfacer las necesidades administrativas y reorientar los fondos para otros fines. Esto podría incluir la reestructuración departamental y otras medidas para aumentar la eficiencia y reducir los costos asociados con las actividades administrativas.