Un servidor de correo es una computadora que sirve como oficina postal electrónica para el correo electrónico. El correo intercambiado a través de las redes pasa entre servidores que ejecutan software especialmente diseñado que se basa en protocolos estandarizados acordados para manejar los mensajes de correo, los gráficos que pueden contener y los archivos adjuntos. Todos los proveedores de servicios de Internet (ISP) tienen servidores de correo para manejar los mensajes de correo de sus clientes, a veces denominados servidores de correo privados. Algunos sitios web también ofrecen servicios públicos de correo electrónico, utilizando sus propios servidores.
Un cliente de correo electrónico o un programa de correo electrónico permite al usuario enviar y recibir correo electrónico comunicándose con los servidores de correo. Hay muchos tipos de clientes de correo electrónico con características diferentes, pero todos manejan los mensajes y servidores de correo electrónico de la misma manera básica.
Cuando se envía un mensaje de correo electrónico, el programa de correo electrónico se pone en contacto con el servidor de correo del ISP del autor para pasarle el mensaje. El servidor normalmente se llama mail. [Isp] .com, aunque puede llevar el nombre del Protocolo de transferencia de correo electrónico, smtp. [Isp] .com. Escanea los encabezados incrustados del mensaje en busca de información de direcciones. Estos encabezados no suelen ser visibles en un cliente de correo electrónico a menos que el usuario configure el programa para mostrar los encabezados, pero aquí se incluye información crítica.
El mensaje de correo electrónico se envía a la dirección, lo que puede implicar pasar a través de varios enrutadores. En realidad, el mensaje se divide en paquetes de datos discretos y se vuelve a ensamblar en el extremo receptor. Los enrutadores son computadoras que reciben datos de la red y los redireccionan por la ruta más corta posible. Suponiendo que nada salga mal, el correo electrónico llegará a su destino en cuestión de segundos o minutos después de haber sido enviado.
Una vez que el servidor de correo receptor tiene el mensaje, lo almacena en un buzón virtual. El correo permanecerá aquí hasta que el destinatario utilice su cliente de correo electrónico para comprobar si hay correo nuevo. Al hacerlo, el programa de correo electrónico se pone en contacto con el servidor de recepción, a veces llamado servidor de correo POP3 (para el Protocolo de oficina postal 3) como en pop3. [Isp] .com, o simplemente mail. [Isp] .com. Cuando el programa de correo electrónico solicita correo, comprueba si hay mensajes dirigidos a ese usuario. Si lo encuentra, el servidor transfiere los mensajes al cliente según lo solicitado. Los que se encuentran en sitios web públicos funcionan de la misma manera básica que los servidores de correo de ISP.
Debido a las grandes cantidades de correo electrónico no solicitado llamado spam, algunos servidores de correo están configurados para bloquear ciertos conjuntos de direcciones IP desde las que se ha recibido spam. Una dirección IP (Protocolo de Internet) es una dirección numérica única, diferente de la «dirección de respuesta», que a menudo se falsifica en los mensajes de spam. Los filtros de correo no deseado, como se les llama, pueden operar a nivel del servidor y también dentro de un programa de correo electrónico que ofrece tal característica. Los programas de correo electrónico también pueden filtrar el correo en carpetas a medida que se recibe y normalmente enviarán un comando al servidor para eliminar los mensajes recopilados.
Los servidores de correo también suelen tener filtros que evitarán que los usuarios envíen grandes cantidades de mensajes de correo duplicados a varias direcciones en otro esfuerzo por frenar el spam. Las listas de correo son la excepción y operan con un software diferente que identifica el tráfico como legítimo. Para sortear los bloqueadores de spam, algunas personas intentan instalar servidores de correo en sus propias computadoras. Muchos ISP consideran que esto es un incumplimiento de contrato, como se indica a menudo en el acuerdo de Términos de servicio. Los servidores de correo comerciales también emplean filtros de virus y troyanos.