Un sistema de punto de venta es el hardware y software necesarios para realizar una transacción de punto de venta, que toma la información de un cliente, generalmente la verifica, inicia una transferencia de dinero y aprueba la venta. A menudo, todo esto se lleva a cabo en cuestión de segundos, según el sistema de punto de venta existente. Si bien hay una variedad de formas en que funcionan los diferentes sistemas de punto de venta (sistemas POS), el objetivo principal logra lo mismo.
En algunos casos, un POS puede ser tan simple, en el entorno minorista, como un lector conectado a una línea telefónica. Estos suelen ser los sistemas más económicos. Se parecen mucho a una calculadora con capacidad de impresión. Este tipo de dispositivo POS a menudo crea un retraso cuando se conecta a una red para verificar la información. Este hardware de punto de venta a menudo se coloca de manera muy discreta en un escritorio y es un sistema separado de la propia caja registradora.
Un importante sistema de punto de venta minorista incluirá un sistema totalmente integrado, con cajas registradoras capaces de escanear tarjetas de crédito y tomar información financiera. En esos casos, suele haber una línea de red dedicada que se utiliza para conectarse a un servidor que verifica la información. Por lo tanto, este tipo de POS puede ser mucho más eficiente que aquellos sistemas que simplemente usan un dispositivo independiente.
En algunos casos, como con un sistema de punto de venta de restaurante o un punto de venta de restaurante, el sistema puede incluir software que hará más de una cosa. Por ejemplo, algunos lectores de tarjetas en estos restaurantes pueden ser utilizados por un servidor, que pasa una tarjeta de identificación e ingresa un pedido, que se transmite electrónicamente a la cocina. Esto mantiene un registro de a quién notificar cuando el pedido está listo y también rastrea las ventas del servidor. Cuando la mesa está lista para pagar, se puede usar el mismo POS para procesar un pago.
El software de punto de venta también se utiliza de otras formas. El servidor es responsable de transmitir y procesar la información. Para entornos minoristas donde los sistemas están completamente integrados, puede obtenerse y analizarse otra información. Por ejemplo, puede recopilar estadísticas sobre el uso de tarjetas de crédito, qué tipos de productos se mueven en las transacciones en el punto de venta frente a las transacciones en efectivo, etc.
Con la dependencia de las tarjetas de crédito y débito, los sistemas de punto de venta se están convirtiendo en herramientas cada vez más populares en el comercio minorista. En todo el mundo, se realizan en promedio más de 3,500 transacciones con tarjetas de débito y crédito por segundo. Esa es una importante base de clientes que los minoristas harían bien en dar servicio con un POS. Los costos iniciales de puesta en marcha de los sistemas oscilan entre $ 1,500 dólares estadounidenses (USD) y más de $ 10,000 USD, dependiendo de la sofisticación.