La logística representa las actividades que realiza una empresa para mover mercancías a través de diferentes puntos de distribución. Una auditoría de flete le permite a una compañía examinar, ajustar y verificar las facturas de flete para mayor precisión. Este proceso comienza recolectando facturas de flete de los vendedores; Los empleados de la compañía ingresan las facturas en un sistema de contabilidad computarizado. Los contadores revisan cada factura por artículos como la tasa de millaje, los cargos adicionales y las tarifas. El propósito de una auditoría de carga es garantizar la validez y precisión de cada factura.
El envío y el flete pueden ser grandes gastos para ciertas compañías. Aquellos en la industria minorista o en la industria de servicios de alimentos son los más afectados por el flete. El aumento de los precios del petróleo y el gas también puede hacer que una auditoría de carga sea más importante. Las empresas suelen pasar los gastos de envío y flete a los clientes. No mantener registros precisos de estos cargos puede generar costos más altos sin aumentos de precios compensatorios para garantizar ganancias niveladas.
La auditoría de carga puede ser un proceso de revisión periódica. Los contadores pueden verificar algunas facturas cada mes para asegurarse de que no existan cargos adicionales. Las grandes empresas a menudo emplean a un analista de carga o logística. Este empleado es el intermediario entre las empresas de transporte y la empresa. Su trabajo es ingresar todas las facturas aprobadas por la administración en el sistema al recibirlas; las facturas cuestionables requieren corrección antes de ingresarlas en el sistema.
Hay tres métodos diferentes disponibles para pasar por los procedimientos de auditoría de carga. La correspondencia manual requiere que los contadores revisen cada factura a mano para los artículos identificados. El software puede ser programable para informar excepciones cuando los costos de flete están por encima de cierto nivel. La tercerización es la tercera opción. Las compañías pueden contratar a una compañía externa para que trabaje con las facturas de envío y envío para buscar discrepancias.
Otro propósito de la auditoría de carga es garantizar que una empresa reciba todos los descuentos ofrecidos por los proveedores. La mayoría de los proveedores de carga ofrecen descuentos porcentuales para ciertos volúmenes de envío. La auditoría de carga asegura que no se envíen facturas sin recibir el descuento adecuado. Los cargos especiales aplicados a las facturas de flete también están sujetos a revisión. Los contadores deben discernir por qué están en la factura de flete y cómo codificarlos en el libro mayor.
Los sistemas computarizados de contabilidad o administración son típicamente una necesidad para el proceso de auditoría de carga. Esto permite la recepción casi instantánea de facturas y facturas para su revisión. Los contadores pueden recibir las facturas de manera oportuna para garantizar que la empresa no pague demasiado dinero antes de revisar las facturas de flete.
Inteligente de activos.