Muchos colegios y universidades requieren que los estudiantes seleccionen un plan de estudios básico obligatorio de clases de educación general, junto con los cursos específicos requeridos para sus especialidades. Estos cursos obligatorios y optativas orientadas a la especialización generalmente reciben calificaciones con letras estándar, y el promedio de calificaciones del estudiante (GPA) se calcula a partir de esos puntajes. Sin embargo, muchos estudiantes tienen la opción de tomar clases electivas para obtener un grado conocido como aprobado / no aprobado. Este tipo de clase suele ser un curso electivo fuera del plan de estudios principal o básico del estudiante, que se toma para la edificación personal o el interés propio.
Las reglas para organizar una opción de calificación de aprobado / no aprobado varían de una institución a otra, pero en general, el estudiante debe tener un nivel académico aceptable antes de solicitar la opción. Muchas universidades requieren que los estudiantes consulten con sus asesores académicos antes de tomar cualquier clase con esta opción de calificación, ya que el crédito por dichos cursos no siempre cuenta para la graduación. Los asesores deben saber que la clase no reemplaza un curso vital en el programa del plan de estudios principal o básico del estudiante. La opción de aprobar / no aprobar rara vez se aplica a los cursos obligatorios, solo a las optativas fuera de la especialidad del estudiante.
Una ventaja de una clase de aprobado / no aprobado es el menor énfasis en la calificación y el GPA general. Muchos estudiantes que asisten a la escuela con becas y programas de ayuda financiera deben mantener un cierto GPA para seguir siendo elegibles para los fondos. Un estudiante de arte puede tener un interés personal en un curso de negocios, por ejemplo, pero puede temer bajar su GPA general si toma la clase para obtener una calificación y no le va bien. Bajo el sistema de aprobar / no aprobar, el estudiante de arte puede asistir a la clase de negocios sin la presión de obtener una calificación específica, y el resultado no se incluye en el GPA general del estudiante.
Muchos colegios y universidades tratan la opción de aprobar / no aprobar como una auditoría, lo que significa que el estudiante debe completar todo el material del curso requerido para recibir la calificación. En muchos casos, el instructor ni siquiera se da cuenta de que un estudiante en particular está tomando la clase con esta opción de calificación. El instructor asigna una calificación con letras para el desempeño del estudiante, que luego se convierte en una designación P o NP.
En general, las calificaciones de D o más altas se consideran aprobadas, mientras que una F se considera una calificación no aprobatoria. Algunas instituciones utilizan una calificación de C o superior para determinar si se aprueba o no se aprueba. Estas políticas generalmente se definen en el manual del estudiante. La opción no debe verse como una tarjeta de «salir de clase gratis», sino más como una oportunidad para obtener conocimiento personal sin la presión de las calificaciones o el mantenimiento del GPA.