Con varios tipos diferentes de fotocopiadoras en el mercado actual, la fotocopiadora digital es a menudo la mejor opción para uso comercial. Diseñada para trabajar sobre la base del escaneo de documentos, la fotocopiadora digital produce un documento impreso de alta calidad, a menudo es más fácil de mantener que otros tipos de fotocopiadoras y puede ser muy rentable de operar. Estas son algunas de las ventajas de elegir una fotocopiadora digital para el lugar de trabajo en lugar de otros tipos.
Muchas fotocopiadoras funcionan con un proceso más antiguo que a veces se denomina copia analógica. Básicamente, este método más antiguo implica el uso de un espejo interno que copia la imagen del documento maestro en un tambor. Usando electricidad estática, la fotocopiadora analógica utiliza partículas de tóner para crear una imagen de lo que se encuentra en el tambor, usa un elemento de calor para secar y fijar el tóner en su lugar, y luego produce la copia en una hoja de papel.
Las fotocopiadoras digitales funcionan de manera ligeramente diferente. El documento se escanea digitalmente y se guarda en la memoria. Se utiliza un láser para imprimir la información en el tambor, se aplica tóner y se imprime el documento. Una vez que la imagen del documento está de forma segura en la memoria, la mayoría de los formularios de la fotocopiadora digital permiten que el documento se imprima desde la memoria o, en algunos casos, se transmita electrónicamente a otros dispositivos digitales que son capaces de recibir la transmisión.
Hay varias ventajas de la fotocopiadora digital. Uno de los más importantes es que muchas fotocopiadoras digitales son multifuncionales. Se pueden producir copias impresas del original o se pueden enviar copias electrónicas a máquinas de fax o incluso como texto a una dirección de correo electrónico. Esto puede eliminar muchos pasos en el proceso de comunicación de una empresa que opera en múltiples ubicaciones. Además, esto puede eliminar la necesidad de enviar copias impresas del documento a varios sitios físicos diferentes, tanto dentro de los departamentos de la empresa como fuera de la ubicación física de la empresa.
A continuación, la fotocopiadora digital produce una copia superior del documento maestro. La mayor calidad de impresión significa que las copias serán esencialmente indistinguibles del documento original. Ese no es siempre el caso de otros tipos de fotocopiadoras.
Por último, el costo de operar una fotocopiadora digital es menor, especialmente si se realiza una gran cantidad de copias. Varios factores ayudan a mantener bajos los costos. Primero, hay menos partes móviles para descomponer. Esto significa que se reduce la posibilidad de que una fotocopiadora digital necesite trabajo. Además, la tinta que se utiliza para las fotocopiadoras digitales suele producir más copias por cartucho que las fotocopiadoras analógicas. Si bien la fotocopiadora digital costará más en la parte frontal que otros tipos de fotocopiadoras, el menor costo del uso diario pronto compensará la diferencia de precio y comenzará a ahorrar dinero a largo plazo.