Una solicitud de orden de compra es el primer paso para colocar una orden de compra. La solicitud puede generarse comprobando existencias manualmente o desde una solicitud de compra automatizada generada a partir de un sistema de informaci?n de gesti?n. En grandes operaciones de fabricaci?n, el departamento de compras puede no estar ubicado en el mismo edificio o ubicaci?n geogr?fica que la instalaci?n, por lo que se requiere una carta de solicitud de orden de compra para obtener los componentes en orden.
Para operaciones peque?as o «espect?culos de un solo hombre», a menudo se usa un sistema de inventario visual en lugar del sistema de inventario computarizado m?s costoso. A medida que el inventario de un producto en particular se reduce, el propietario simplemente llama al proveedor y realiza una solicitud de pedido de compra. Dependiendo del tipo de negocio, el propietario puede usar un sistema kanban o de dos contenedores, lo que significa que la solicitud de orden de compra se activa cuando el primer contenedor se vac?a y se tira el segundo contenedor.
Este tipo de sistema de inventario se basa en una verificaci?n visual del inventario para saber cu?ndo pedir un producto adicional. Una vez que el proveedor confirma la solicitud de la orden de compra, el propietario suele proporcionar una tarjeta de cr?dito para pagar el producto. Alternativamente, el propietario puede emitir una orden de compra, que es un formulario en papel que indica el producto que se compra y los t?rminos y condiciones de pago.
Las operaciones m?s grandes generalmente emplean un sistema de informaci?n de gesti?n o un sistema de planificaci?n de recursos empresariales (ERP) para realizar un seguimiento de su demanda, inventario y ?rdenes de compra. Estos sistemas basados ??en computadora funcionan haciendo que un planificador maestro ingrese el pron?stico de marketing. Luego, el sistema comparar? el cronograma de construcci?n del producto planificado con los productos terminados actuales, el trabajo en proceso y el inventario en bruto.
Los sistemas inform?ticos tienen una tabla o archivo que incluye el tiempo de entrega del proveedor para cada componente utilizado en el proceso de fabricaci?n. Durante la comparaci?n del sistema del cronograma de construcci?n del producto con el inventario, toma en consideraci?n el tiempo de entrega del proveedor y genera una solicitud de pedido de compra para cualquier componente que deba pedirse. La mayor?a de las instalaciones de fabricaci?n operan en un entorno JIT (justo a tiempo), lo que significa que el sistema planificar? que los componentes lleguen justo antes de que sean necesarios para la operaci?n de fabricaci?n. Este proceso reduce la cantidad de espacio de almac?n necesario y reduce la cantidad de capital inmovilizado en el inventario.
La solicitud de pedido de compra resultante es enviada a los proveedores de componentes por el departamento de compras. A medida que los proveedores confirman el precio de los componentes, las cantidades m?nimas de pedido y el tiempo de entrega, el equipo de adquisiciones emitir? una orden de compra en firme. La orden de compra es un documento vinculante que garantiza que el proveedor ser? pagado a la entrega.
Inteligente de activos.