Un coordinador de propuestas es una posición crítica en muchas compañías de ventas. Las tareas incluyen la recopilación de datos de una variedad de contribuyentes en múltiples departamentos o áreas funcionales, formatear propuestas de acuerdo con los requisitos de envío, rastrear plazos y monitorear el estado de las propuestas enviadas. Un coordinador de propuestas puede estar dedicado al trabajo en una empresa grande o, en una empresa más pequeña, puede tener funciones adicionales. El coordinador a menudo es miembro del equipo de ventas, pero también puede ser parte de los departamentos de marketing o desarrollo empresarial.
Cualquier empresa que venda algo, ya sea un producto o servicio, deberá escribir propuestas. Esto podría ser en respuesta a una solicitud de fijación de precios o simplemente podría ser un intento proactivo de ganar negocios. Algunas propuestas son bastante simples e incluyen solo información básica, como una lista de entregables, términos y precios. Otras propuestas, particularmente aquellas para trabajos grandes y complejos, son bastante largas y requieren la recopilación de mucha información.
Independientemente del grado de complejidad, cada propuesta debe desarrollarse antes de que pueda presentarse al cliente. Aquí es donde entra un coordinador de propuestas. Su trabajo es revisar los requisitos de cada propuesta y desarrollar un documento que cumpla con todos esos criterios.
Una de las tareas principales del coordinador de una propuesta es la fijación de precios. Esto podría incluir el cálculo de precios de productos y servicios, impuestos, gastos de envío y más. En la mayoría de los casos, el coordinador no es responsable de generar el precio o determinar los márgenes, sino que es responsable de obtener la información de precios de la parte o partes apropiadas y ponerla en la propuesta.
Otros tipos de información también deben colocarse en algunas propuestas. Al responder a una solicitud de oferta, por ejemplo, una propuesta debe incluir toda la información especificada por esa solicitud. Esto puede incluir información sobre calificaciones crediticias, uso de subcontratistas y referencias. Las ofertas también pueden requerir que la documentación de respaldo, como un comprobante de seguro, se incluya con la respuesta de la oferta. El coordinador de la propuesta será responsable de recopilar todos los datos requeridos de áreas como contabilidad, gestión de riesgos, operaciones y compras para desarrollar el documento de respuesta a la oferta.
En muchos casos, un coordinador de la propuesta es responsable de administrar un marco de tiempo de la propuesta. Esto puede incluir recordar a los contribuyentes cuándo se debe recibir información y hacer un seguimiento cuando no se recibe información. También significa garantizar que las propuestas se entreguen en la fecha de vencimiento. Algunos coordinadores de propuestas también realizan un seguimiento de las propuestas que se han presentado y los documentos que se aceptan y se rechazan.