Un coordinador de títulos es responsable de archivar y registrar documentos de títulos de propiedad. Los coordinadores suelen ser empleados por empresas de alquiler de vehículos, empresas de gestión inmobiliaria y operadores de viajes. Estas personas protegen la participación de propiedad de una empresa en una propiedad asegurando que los documentos relacionados con préstamos, contratos de arrendamiento y gravámenes estén en orden.
En muchos países, cuando una propiedad inmobiliaria cambia de manos, el vendedor tiene que firmar el título de la propiedad o la escritura del nuevo propietario y tener el documento notariado y registrado en el tribunal local. Del mismo modo, los propietarios de vehículos en muchas áreas están obligados a presentar documentos de título siempre que se compre o venda un automóvil, bote u otro tipo de vehículo. Cuando alguien asegura una deuda contra una propiedad, el prestamista puede tener que presentar un aviso de embargo preventivo en el tribunal local para que el derecho de retención surta efecto. Un coordinador de títulos empleado por una empresa de alquiler o una empresa de gestión de bienes raíces debe asegurarse de que los gravámenes se hayan registrado correctamente para cada uno de los vehículos o propiedades que posee la empresa. Si se detectan errores, el coordinador del título puede tener que contactar al dueño anterior para obtener un título o hacer arreglos para que un firmante autorizado complete la documentación necesaria.
Cuando una empresa de alquiler o una agencia de viajes arrienda un vehículo a un individuo, el coordinador del título puede tener que proporcionarle al arrendatario una copia de los documentos de propiedad porque en muchos países los conductores deben guardar los documentos del título en los automóviles. Es posible que el coordinador tenga que adjuntar una copia del contrato de arrendamiento firmado al título para que, si un oficial de policía detiene el vehículo, la relación entre el conductor y el propietario del vehículo se documentará adecuadamente. Las compañías de seguros a veces requieren detalles del documento del título antes de acordar asegurar un alquiler, en cuyo caso el coordinador puede tener que proporcionar una copia del documento a un agente de seguros. Del mismo modo, las empresas de reparación de automóviles generalmente necesitan verificar la propiedad antes de comenzar a trabajar en vehículos.
Las compañías de inversión inmobiliaria compran y venden propiedades de manera rutinaria y el coordinador del título es responsable de administrar el proceso de obtención o liberación de los documentos del título. En algunas naciones, las agencias gubernamentales cobran impuestos a la propiedad y las entidades y los individuos a menudo tienen que pagar una tasa impositiva más alta sobre las propiedades que se alquilan a terceros. Entre los períodos de alquiler, una empresa de administración de propiedades puede usar una propiedad inmobiliaria para fines internos, en cuyo caso la empresa a veces puede obtener una exención de impuestos si el coordinador presenta el título corregido en el tribunal local. Si la empresa luego opta por arrendar la propiedad, el título debe actualizarse para mostrar que el inmueble se está utilizando como propiedad de alquiler.