Un representante de registro generalmente se refiere a una persona que trabaja en un hospital u otro gran proveedor de atención médica, que asiste y registra a los pacientes cuando ingresan por primera vez. Sin embargo, en algunos casos este título de trabajo puede usarse en otros entornos; todo, desde una persona que ayuda a los estudiantes a inscribirse en cursos en un colegio o universidad, hasta un individuo en un crucero que registra a los huéspedes en sus habitaciones a su llegada. Sin embargo, estas descripciones de trabajo para un representante de registro son mucho menos comunes. La mayoría de las veces, esta persona saludará a las personas en un hospital, ya sea que estén allí para las pruebas programadas o que lleguen en caso de emergencia.
La mayoría de los hospitales más grandes tienen dos departamentos de registro. Es probable que uno se ubique en un área ambulatoria, donde los pacientes que vienen al hospital para las pruebas y procedimientos programados llegarán para registrarse. El segundo departamento de registro se ubicará en el área del departamento de emergencias. Es probable que cada uno de estos departamentos tenga un representante de registro de guardia en todo momento; La mayoría de los hospitales tendrán varios representantes trabajando a la vez para que los pacientes no tengan que esperar. Los empleados que trabajan en el departamento ambulatorio pueden tener un horario más regular, ya que es poco probable que esté abierto por la noche.
Diariamente, el representante de registro saludará a los pacientes cuando ingresen al hospital o centro de salud. Él o ella recopilará información básica de los pacientes, como el nombre, la dirección y la información de contacto de emergencia. El representante también ingresará la información del seguro en la computadora y determinará el motivo de la visita del paciente. Una vez que se haya recopilado toda esta información, el representante de registro dirigirá al paciente a la ubicación adecuada para recibir tratamiento o ir a su cita. Por esta razón, es necesario que el representante tenga un conocimiento profundo de la instalación y los diferentes departamentos.
Un representante de registro también podría ser responsable de contestar los teléfonos para responder las preguntas de los pacientes, así como de mantener un sistema de archivo, ya sea en papel o digital. Es muy importante que cualquier persona en este puesto sea orientada a los detalles y responsable, así como discreta con información confidencial del paciente. Para aquellos que trabajan en un departamento de emergencias, es importante tener la capacidad de mantener la calma y el control en situaciones estresantes o molestas. Este suele ser un puesto de nivel de entrada en la mayoría de los centros de salud, pero a menudo hay oportunidades para ascender a diferentes áreas administrativas.