Los deberes laborales generales de una secretaria pueden variar, y un tipo especial de secretaria que trabaja exclusivamente para una persona se conoce como secretaria personal. Este empleado desempeñará un papel de apoyo que atiende a las necesidades profesionales de un individuo, generalmente un ejecutivo u otro líder organizacional importante, en lugar de un grupo de personas dentro de una oficina. Los deberes laborales específicos de una secretaria personal pueden incluir mantener un horario, contactar proveedores, reservar viajes, organizar reuniones, mantener contacto con la prensa y mucho más.
El papel de la secretaria personal puede cambiar día a día a medida que cambian las necesidades de un empleador. Gran parte del trabajo del secretario puede llevarse a cabo en una oficina, y él o ella puede ser responsable de presentar documentos, realizar un seguimiento de las facturas y otros documentos de pago, responder llamadas telefónicas y correos electrónicos, reunirse con clientes u otros visitantes de la oficina, y algunos casos incluso supervisan un equipo de asistentes. Fuera de la oficina, una secretaria personal puede viajar con un empleador, reservar reservas de hotel y vuelos, y atender otras necesidades profesionales del empleador mientras está fuera de la oficina.
En la mayoría de los casos, el secretario personal habrá trabajado en una industria u oficina en particular durante muchos años como secretario de nivel básico o medio antes de avanzar. Muchas secretarias obtienen certificados postsecundarios para estar mejor calificados para puestos de mayor responsabilidad. También puede ser necesario obtener algunas calificaciones que son específicas de una industria; Esto es especialmente importante si la secretaria personal se encargará del papeleo que pertenece directamente a la industria. En un entorno médico, por ejemplo, el secretario puede necesitar tomar una clase de terminología médica para que comprenda varios términos utilizados para clasificar ciertos documentos. Los secretarios legales deberán comprender varios tipos de terminología legal para gestionar el papeleo u otra correspondencia relacionada con el trabajo.
Es importante que el secretario personal sea extremadamente adaptable, ya que sus responsabilidades pueden cambiar momento a momento. El trabajo puede ser bastante estresante en algunos entornos, y algunos empleadores serán mucho más exigentes que otros. La capacidad de comunicarse efectivamente es esencial, ya que la secretaria pasará gran parte de su tiempo coordinando con otros, interactuando con el público y gestionando la correspondencia en nombre de su empleador o empleadores. En algunos casos, el secretario puede asistir a más de un empleador, lo que significa que tendrá que equilibrar múltiples cargas de trabajo.