Los buzones de correo de voz son cuentas de mensajes en un sistema de mensajería de voz computarizado. Cuando un usuario de correo de voz recibe una llamada telefónica y la persona que llama decide dejar un mensaje, el mensaje se graba y almacena hasta que el usuario decide recuperarlo y luego eliminarlo o guardarlo. Si bien la palabra «caja» puede alentar a las personas a visualizar un contenedor físico que puede contener mensajes, este no es el caso. En cambio, «caja» solo se usa para referirse a una parte designada del sistema que registra y almacena el correo de voz. Los buzones de correo de voz generalmente están protegidos por contraseñas o códigos de acceso para garantizar la privacidad, y generalmente brindan una capacidad limitada para el almacenamiento de mensajes.
Cuando una persona dice que tiene que revisar su casilla de correo de voz, esto generalmente significa que tiene que llamar a un número de teléfono o iniciar sesión en un sitio web para escuchar los mensajes de voz grabados que las personas que llaman le han dejado en un sistema computarizado. La parte de este sistema computarizado que está reservada solo para él y sus mensajes es lo que la gente llama buzón de correo de voz. No existe una casilla física a la que una persona pueda acceder para recuperar este tipo de mensajes. Aún así, este buzón actúa como un lugar de almacenamiento para sus mensajes de voz de la misma manera que un buzón normal proporciona un espacio para guardar y recuperar el correo postal.
Por lo general, un usuario de correo de voz establece una contraseña para recuperar mensajes de su buzón de correo de voz. La protección con contraseña tiene dos propósitos básicos. Primero, proporciona un sistema de organización para la empresa de correo de voz: las combinaciones de nombre de usuario y contraseña le permiten a la empresa seccionar áreas específicas para cada usuario, lo que les permite acceder directamente a sus propios mensajes. En segundo lugar, exigir que una persona tenga una contraseña para acceder a sus mensajes ayuda a garantizar la privacidad. Siempre que no comparta su contraseña con nadie más, le permite mantener su cuenta y sus mensajes privados.
Curiosamente, los buzones de correo de voz a menudo tienen una capacidad limitada. De esta forma, son similares a los buzones de correo normales. Los buzones de correo de voz generalmente solo tienen espacio suficiente para una cierta cantidad de minutos u horas de mensajes. Si una persona excede la cantidad de espacio asignada para sus mensajes, las personas que llaman pueden recibir un mensaje grabado que les informa que el buzón de correo del usuario del correo de voz está lleno. Para permitir que las personas que llaman dejen mensajes adicionales, el usuario normalmente tendrá que eliminar algunos de los que se han almacenado en el sistema.