Los registros de mantenimiento son notas escritas que proporcionan documentación sobre el mantenimiento de un determinado equipo. La mayoría de las veces, cuando la gente habla de este tipo de registros en un entorno industrial, se refiere a los informes y archivos formalizados que mantienen los propietarios de flotas, operadores de plantas industriales u otros empresarios que realizan algún tipo de trabajo con máquinas. Mantener un registro adecuado del servicio mecánico y las reparaciones en estos escenarios generalmente se considera una buena práctica comercial y también puede ser requerido por la ley. Los registros son particularmente útiles en la gestión del mantenimiento porque ayudan a las empresas a garantizar que sus equipos se mantengan en buenas condiciones y también ofrecen una forma de gestionar y realizar un seguimiento de los gastos de reparación y mantenimiento preventivo.
Sin embargo, los registros también pueden ser utilizados por individuos. Muchas personas mantienen registros detallados del mantenimiento personal del automóvil y también pueden registrar el servicio realizado en electrodomésticos como unidades de aire acondicionado y generadores de respaldo. Esto puede agilizar las reparaciones necesarias y también puede hacer que la reventa sea mucho más sencilla.
Por qué se mantienen
Independientemente de las especificaciones de la configuración, la gestión de registros de mantenimiento suele ser importante por varias razones. Por ejemplo, un programa de mantenimiento puede ser invaluable para ayudar a los técnicos de servicio a diagnosticar problemas repetidos con una máquina o vehículo. Además, los buenos registros ayudan a los gerentes de departamento, a los empleados e incluso a veces a las personas a asegurarse de que un equipo funcione de acuerdo con las garantías del fabricante. También pueden ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de cuándo un equipo debe someterse a un mantenimiento preventivo.
También hay una base de valor para todo esto. Mantener la maquinaria en buen estado de funcionamiento es una de las mejores formas de protegerla como inversión, y documentar ese cuidado puede hacer que el equipo sea más deseable si alguna vez se vende, ya que hay pruebas de que recibió el servicio adecuado. Esto es válido tanto para empresas como para particulares. Las ventas de autos usados son un buen ejemplo: las personas que pueden demostrar con registros detallados la frecuencia con la que sus autos fueron mantenidos y reparados a menudo pueden obtener un precio más alto que las personas cuyos autos parecen estar funcionando bien, pero vienen solo con promesas verbales.
Los registros completos también pueden ser un amortiguador contra la responsabilidad. Si una empresa es demandada en relación con un equipo defectuoso, los registros detallados pueden ser esenciales para respaldar el caso de la empresa y demostrar que hubo la debida diligencia, por ejemplo.
Elementos principales y requisitos básicos
Los registros personales suelen ser los más fáciles de mantener y, por lo general, son poco más que un archivo que contiene recibos e informes de diagnóstico sobre cambios, servicios y reparaciones de aceite del vehículo. Por lo general, también se incluyen los resultados de cualquier inspección de seguridad o prueba de emisiones requerida. Este tipo de informes pueden ser bastante informales; la idea principal es mantener un registro de lo que le sucedió a la máquina y cuándo. Pueden ser tan simples como un cuaderno cerca de la máquina o una hoja de cálculo digitalizada con informes escaneados y notas especializadas.
El proceso para desarrollar un plan de registro de mantenimiento orientado a la empresa suele estar un poco más formalizado. Primero, la empresa generalmente hará un inventario de todos sus equipos. Cualquier artículo que necesite ser inspeccionado o reparado periódicamente debe incluirse en esta lista y asignársele un número de seguimiento. El software de mantenimiento puede resultar valioso para ayudar a las empresas a organizar toda esta información. Ya sea que los datos se documenten electrónicamente o en papel, generalmente se considera una buena práctica mantener una copia de seguridad en algún lugar en caso de que los datos se pierdan o se destruyan accidentalmente.
Actualizaciones
Una vez que se ha completado el inventario, los registros simplemente deben actualizarse cada vez que se realiza el trabajo. Generalmente, los registros deben documentar qué tipo de trabajo se realizó y cuándo se realizó, así como quién lo realizó realmente. Cuando se realizan inspecciones o pruebas de equipos, el registro debe reflejar si la inspección o las pruebas siguieron las pautas del fabricante y los procedimientos operativos de la empresa. Los gastos relacionados con la mano de obra y las piezas también se pueden documentar para ayudar a los departamentos con la previsión presupuestaria.
Ajustes de fábrica
El uso de registros de mantenimiento es particularmente importante en un entorno de fábrica, donde se utiliza a diario una gran cantidad de máquinas costosas. Estos registros pueden ayudar a garantizar que se haya completado el mantenimiento apropiado del equipo o de la planta para que las operaciones de la planta funcionen sin problemas. Por ejemplo, un registro de mantenimiento que detalla cualquier reparación o mantenimiento del servicio se puede mantener en una máquina de fábrica. Este registro puede ayudar a evitar accidentes o paradas de planta como resultado de equipos defectuosos.
Usos automotrices y de aviación
Los registros también son una parte muy común del mantenimiento de la flota. Las empresas que alquilan o poseen grandes grupos de camiones, por ejemplo, a menudo necesitan realizar un seguimiento cuidadoso de los vehículos que deben ser reparados o que potencialmente necesitan servicio antes de enviarlos en viajes largos o llamadas de entrega. Lo mismo ocurre con los operadores de flotas de aviones; Las aerolíneas y las compañías de aviones comerciales a menudo están obligadas por ley a mantener registros cuidadosos de todos los servicios y reparaciones de rutina, ya que esto puede ayudar a prevenir accidentes y problemas durante el vuelo.