Los sistemas de registros médicos son sistemas electrónicos o impresos que se utilizan para organizar y catalogar información sobre tratamientos, condiciones generales de salud y otros datos relevantes para los pacientes. Hoy en día, muchos consultorios médicos, hospitales y otros tipos de instalaciones de tratamiento a corto y largo plazo utilizan programas de software para crear un sistema de registros médicos personalizado. A continuación, se muestran algunos ejemplos de qué tipo de datos se guardan en los sistemas y cómo se utilizan.
Para todos los tipos de sistemas de registros médicos es fundamental la información del paciente contenida en los datos catalogados. Incluye información tan básica como el nombre, el sexo y la edad del paciente. La información de contacto de los familiares más cercanos u otras personas autorizadas para recibir información sobre el paciente también se incluye en los registros. También se documentan notas sobre cualquier alergia. Si el paciente tiene algún tipo de seguro o algún tipo de plan de descuento de atención médica, los detalles relevantes también se guardan en el archivo del paciente.
Junto con los datos básicos del paciente, los sistemas de registros médicos también pueden almacenar años de información sobre visitas al médico, estadías en el hospital, procedimientos quirúrgicos y medicamentos recetados a corto o largo plazo. La mayoría de los sistemas incluyen campos donde los médicos, enfermeras y otro personal médico autorizado pueden ingresar notas relevantes para cada evento en el que la atención médica se extendió al paciente.
Los sistemas de registros médicos a veces también sirven como un medio para documentar las comunicaciones con el paciente o el proveedor de seguros. El sistema puede capturar las fechas en que se prepararon las reclamaciones y se enviaron al proveedor, las respuestas a las reclamaciones y cualquier pago recibido de la compañía de seguros o directamente del paciente. Esto permite generar facturas al paciente que lo mantienen informado del estado actual de la cuenta.
Con la llegada de los sistemas de registros médicos electrónicos, muchos procedimientos que solían llevar horas ahora se pueden realizar en mucho menos tiempo. Por ejemplo, los registros médicos electrónicos se pueden buscar utilizando palabras clave, lo que permite revisar rápidamente los historiales de los pacientes que se remontan a varios años sin tener que pasar por grandes cantidades de documentos impresos. Además de recuperar información rápidamente con el fin de brindar servicios médicos al paciente, los registros médicos computarizados también facilitan la compilación de estadísticas sobre el número de pacientes tratados por una enfermedad determinada o los tipos de medicamentos que con más frecuencia administra un médico determinado. Los datos de este tipo pueden ser muy útiles a la hora de evaluar el alcance de una práctica y la calidad general de la atención ofrecida por un médico.
Como herramienta de gestión de la información sanitaria, no se puede subestimar el valor de las historias clínicas electrónicas. Los datos que tendrían que almacenarse en una instalación de almacenamiento remota pueden ingresarse fácilmente en los sistemas de registros médicos y almacenarse en un disco duro, así como en CD para su fácil recuperación. Esto ayuda a mantener los documentos impresos al mínimo y libera espacio para otros fines.
Además de residir en discos duros o servidores locales, los sistemas de registros médicos también pueden alojarse en un servidor remoto y otras soluciones de almacenamiento de datos remotos. Este beneficio es especialmente útil en situaciones en las que se desea mantener disponibles copias de seguridad de los datos. Si el consultorio del médico o el hospital experimentan daños debido a un desastre natural, todos los datos del paciente aún se conservan y se puede acceder a ellos utilizando los códigos de autorización adecuados.