La durée pendant laquelle il est conseillé de conserver les reçus papier dépend de leur utilité et de la manière dont ils seront utilisés. Certains doivent être conservés pour toujours, d’autres pendant sept ans et d’autres juste assez longtemps pour enregistrer les dépenses. Il peut être utile de conserver des enveloppes pour différents types de reçus afin de les suivre efficacement et de s’assurer qu’ils ne deviennent pas incontrôlables dans le système de classement.
Si un reçu doit être utilisé pour faire une réclamation sur les impôts, il doit être conservé jusqu’à l’expiration du délai de prescription sur les sujets liés à l’impôt. Aux États-Unis, les contribuables ont trois ans pour apporter une correction de bonne foi à leurs impôts, mais l’Internal Revenue Service a jusqu’à six ans pour contester les déclarations de l’année précédente. Il est conseillé de conserver les reçus papier pendant sept ans dans ces cas, afin qu’ils soient disponibles si nécessaire. Cela comprend toutes les preuves de revenus, d’achats, de dépenses et d’investissements.
Les reçus papier pour les cotisations aux comptes de retraite doivent être conservés pour toujours pour fournir la preuve des dépôts. De même, il peut être conseillé de conserver les reçus papier pour les paiements sur les prêts pour toujours, ou jusqu’à ce que le prêt soit entièrement payé et que le prêteur ait émis une lettre pour l’indiquer. Pour les achats tels que les actions et les actifs, les acheteurs doivent conserver les reçus jusqu’à ce qu’ils vendent l’actif, auquel cas ils peuvent jeter la documentation. Les talons de chèques de paie et autres paiements doivent être conservés pendant un an pour être comparés aux déclarations fiscales officielles, et ils peuvent être jetés si le revenu est correctement déclaré.
Si les reçus papier ne sont pas nécessaires pour fournir des informations sur les achats de taxes ou prouver les paiements, il est judicieux de conserver les reçus des transactions par carte de crédit et bancaire pendant deux mois. Ces reçus peuvent être vérifiés par rapport aux relevés, puis rejetés. En cas de litige, le reçu original peut aider à éclaircir le problème, car il fournira des informations sur le moment et l’endroit où un achat a été effectué, et combien il aurait dû être pour. Avec les reçus de caisse, il suffit de les conserver suffisamment longtemps pour enregistrer la dépense.
Les employés et autres personnes qui utilisent des reçus pour demander le remboursement de dépenses professionnelles doivent faire des copies de leurs reçus et conserver ces copies lorsqu’ils remettent les originaux. S’il y a une erreur ou un litige avec le remboursement, les reçus copiés fourniront des preuves importantes. Celles-ci peuvent également être utiles si un superviseur se plaint de dépenses, car l’employé peut montrer une ventilation détaillée de toute dépense récente. Les employés doivent conserver cette documentation pendant un an.