Les dépenses administratives sont des coûts qui ne sont pas pris en compte dans un domaine spécifique de l’entreprise, comme le marketing ou la fabrication. Il est important de budgétiser avec précision les dépenses administratives, car l’administration d’une entreprise est souvent au cœur d’opérations efficaces. Pour calculer les dépenses administratives, il est essentiel de tenir de bons registres et de tenir compte de toutes les variables possibles. Avec de bons dossiers, le calcul des dépenses est aussi simple que l’addition des totaux des reçus.
Les frais administratifs fixes sont ceux qui ne varient généralement pas d’un mois à l’autre. Cela peut inclure des éléments tels que les factures de téléphone, le salaire ou les dépenses d’assurance. Bien que ceux-ci puissent changer périodiquement, par exemple en embauchant ou en perdant un employé, ces coûts restent généralement les mêmes d’un mois à l’autre.
Les coûts variables peuvent inclure certaines dépenses semi-fixes, telles que les factures de gaz ou d’électricité. Bien que ceux-ci puissent varier légèrement d’un mois à l’autre, ils resteront généralement dans une fourchette étroite. Pour bien comptabiliser les coûts semi-fixes, essayez de créer un coût mensuel moyen en additionnant une année de coûts et en divisant par 12. Cela vous donnera une idée adéquate des dépenses mensuelles ou trimestrielles.
Les besoins d’approvisionnement peuvent changer de temps à autre, entraînant des variations dans les dépenses administratives. Les calculs d’approvisionnement peuvent inclure des articles tels que du papier, du toner ou des fournitures de courrier, mais peuvent également inclure des achats plus importants tels que de nouveaux ordinateurs, du mobilier de bureau ou de l’essence pour les véhicules de l’entreprise. Une bonne tenue des registres est essentielle pour suivre à la fois le coût et la régularité des commandes d’approvisionnement. Le fait de conserver un simple fichier de feuille de calcul répertoriant le type d’achat, la date d’achat et le coût contribuera à faciliter la compilation des dépenses d’approvisionnement.
De nombreuses entreprises disposeront de fonds administratifs discrétionnaires à certaines fins. Ceux-ci peuvent inclure des fonds pour des formations ou des séminaires, des fêtes de fin d’année, des primes ou des services aux employés tels que des distributeurs automatiques. L’établissement d’un budget prudent pour les dépenses discrétionnaires peut aider à maintenir les dépenses en ligne tout en offrant les meilleures opportunités pour la main-d’œuvre.
Les entreprises peuvent aussi parfois inclure une protection contre les paiements impayés dans leurs dépenses administratives. Malheureusement, presque toutes les entreprises se retrouvent parfois à la réception d’un faux chèque ou d’une transaction frauduleuse. Dans les cas où les poursuites sont peu pratiques ou impossibles, les fonds de mauvais paiement peuvent aider à empêcher les marges bénéficiaires de fausser.
Lorsque les dépenses administratives sont calculées avec précision et comparées aux bénéfices, il devient facile de voir où des réductions ou des expansions peuvent être effectuées. Savoir s’il est abordable d’embaucher un autre travailleur, de rechercher des fournitures moins chères ou de mettre à niveau les systèmes informatiques peut être compris en un coup d’œil en examinant le budget et les dépenses d’administration. Les experts recommandent qu’un bon suivi des dépenses administratives soit une tâche quotidienne qui soit régulièrement surveillée et examinée pour d’éventuelles améliorations.