L’étiquette du courrier électronique, qui est une sous-catégorie de la nétiquette générale, est une compétence que très peu de personnes apprennent formellement. La plupart des personnes qui utilisent le courrier électronique déterminent ce qui est approprié d’envoyer un courrier électronique en fonction du contexte et du destinataire. Même ainsi, certaines personnes ont besoin d’une formation supplémentaire sur l’étiquette du courrier électronique dans le cadre d’un travail ou pour s’améliorer personnellement. Une telle formation est mieux reçue soit par l’entreprise qui spécifie qu’un type spécifique d’étiquette doit être utilisé, soit en ligne gratuitement. Il n’est pas nécessaire de dépenser de l’argent en formation sur l’étiquette du courrier électronique pour un usage personnel, car elle est très simple et facilement disponible en ligne.
Il existe un principe unificateur unique qui s’applique à toutes les interactions en ligne et qui peut être utilisé pour simplifier énormément la formation à l’étiquette par courrier électronique. Ce principe est l’idée que les interactions en ligne sont exactement comme les interactions dans le monde réel et doivent être traitées comme telles. Internet n’est pas un endroit spécial où les règles sociales ne s’appliquent pas. En pratique, cela signifie que les e-mails professionnels doivent être rédigés comme des lettres commerciales, tandis que les interactions entre amis peuvent être conversationnelles ou ressembler à des notes. Essentiellement, toute personne qui comprend l’étiquette des affaires comprendra l’étiquette des e-mails, il est donc bien préférable de choisir la meilleure formation générale sur l’étiquette des affaires plutôt que la simple formation à l’étiquette des e-mails.
Si une formation sur l’étiquette des e-mails est toujours nécessaire, la meilleure option est de choisir une formation qui couvre tous les aspects des interactions par e-mail. Cela inclut le contenu des messages ainsi que le format. Il peut également inclure des règles quelque peu discutables, par exemple s’il est approprié d’envoyer des pièces jointes à un e-mail sans l’autorisation du destinataire. La formation à l’étiquette du courrier électronique n’est pas une discipline formelle de la même manière que l’étiquette à table est entièrement réglementée. Différentes personnes au sein de la même communauté d’affaires ont des opinions différentes sur ce qui est approprié d’envoyer un e-mail.
Pour les entreprises qui cherchent à réglementer le type d’e-mails envoyés par les employés, il peut être judicieux de créer une brochure ou un autre document pouvant être utilisé pour informer les employés de ces règles. Naturellement, une entreprise peut souhaiter que tous les employés adressent des e-mails professionnels d’une certaine manière ou incluent certaines informations dans l’e-mail. Ce type d’étiquette n’est pas de bon sens, et il est de la responsabilité de l’entreprise d’informer les employés des attentes qui vont au-delà de l’étiquette de base des e-mails.
Une considération à garder à l’esprit est que la formation sur l’étiquette du courrier électronique devrait toujours être gratuite. Il n’y a rien qu’un cours sur l’étiquette par courrier électronique puisse enseigner qui n’ait déjà été longuement argumenté et documenté en ligne. De plus, il n’y a aucune raison d’assister à un cours sur l’étiquette du courrier électronique en personne à moins que l’on ne comprenne pas comment utiliser un ordinateur. La plupart des règles concernant les interactions par e-mail sont très simples à mettre en œuvre dans vos communications en ligne, et donc ce type d’étiquette peut être appris à la maison.