Le fait de passer d’un registre de chèques papier à un logiciel de registre de chèques électronique peut aider à prévenir le vol d’identité et à faciliter l’identification des erreurs avec les chèques enregistrés. Pour tous ses avantages, cependant, il s’agit d’un grand déménagement qui nécessite beaucoup de considération. Les éléments à prendre en compte lors du choix d’un tel logiciel incluent le prix, les détails de vérification, les fonctionnalités spéciales et si vous avez besoin d’un nouveau logiciel ou si vous pouvez utiliser un module complémentaire avec un logiciel existant.
Le prix de ce logiciel peut varier, selon le nombre de fonctionnalités dont il dispose et sa puissance. Les logiciels libres ont tendance à avoir moins de fonctionnalités et seraient mieux pour les utilisateurs à domicile ou ceux qui utilisent rarement des chèques. Les logiciels payants ont tendance à être plus robustes. La meilleure chose à faire est de décider des fonctionnalités dont vous avez besoin, de trouver un logiciel doté de ces fonctionnalités, puis de décider si le prix demandé est celui que vous êtes prêt à payer pour obtenir ce que vous voulez ou ce dont vous avez besoin.
Certains logiciels de registre de chèques sont fournis en tant que module complémentaire pour les programmes de traitement de texte ou de tableur, tandis que d’autres programmes sont fournis dans un package complètement séparé. Le premier est généralement moins cher mais peut comporter moins de fonctionnalités. Ce dernier est plus cher et nécessite que vous vérifiiez si votre ordinateur répond à ses exigences minimales et exécute le bon système d’exploitation.
La quantité de détails que le logiciel peut enregistrer est importante pour une comptabilité précise. La plupart sont livrés avec un champ pour les détails de base tels que le numéro de chèque, la date et le montant du chèque. D’autres champs que vous pouvez trouver – des champs qui seront utiles pour les comptes d’entreprise – fourniront un espace pour le nom de la personne qui a rédigé le chèque et des champs automatiques qui comparent votre budget aux chèques émis.
Le principal argument de vente de la plupart des logiciels de registre de chèques est les fonctionnalités spéciales. Des fonctionnalités spéciales de budgétisation, telles que la possibilité de comparer vos chèques à votre budget, vous aideront à vous assurer que vous ne dépensez jamais plus que ce que vous avez. Certains logiciels peuvent également générer des rapports pour afficher l’historique de vos dépenses afin que vous puissiez suivre les économies et les dépenses.
Une autre fonction spéciale vous permet de saisir des champs personnalisés, de sorte que toute information puisse être saisie dans le logiciel. La possibilité d’avoir plusieurs utilisateurs est une autre caractéristique spéciale qui permet à plusieurs personnes d’accéder aux enregistrements, ce qui peut aider si plus d’une personne doit utiliser le programme. L’exportation des rapports dans différents formats de fichiers est une autre fonction spéciale qui vous permet d’afficher des rapports et des informations dans différents programmes.