Un syst?me de bons de commande est la s?quence d’?tapes qu’un individu doit suivre pour demander l’acquisition de biens et de services ? l’usage de l’entreprise. Ces syst?mes fournissent une piste d’audit pour suivre le mouvement des ressources financi?res de l’entreprise. Plusieurs syst?mes existent dans l’environnement commercial pour les syst?mes. La plupart d’entre eux se concentrent sur la comptabilit? et le syst?me documentaire interne d’une entreprise. La s?lection du meilleur syst?me de bons de commande n?cessite de prendre en compte un certain nombre de facteurs li?s aux syst?mes commerciaux d’une entreprise.
Les propri?taires et les dirigeants d’entreprise doivent d?cider s’ils souhaitent utiliser un syst?me de commande d’achat manuel ou automatis?. Les syst?mes manuels incluent g?n?ralement l’utilisation d’un cahier papier contenant des bons de commande num?rot?s s?quentiellement. Un employ? remplira le formulaire, qui requiert g?n?ralement le fournisseur, le prix, la quantit?, la description et le code comptable, avant de le soumettre pour approbation. Ces documents comprennent g?n?ralement une copie carbone conserv?e au dossier. Un syst?me automatis? fonctionne de la m?me mani?re, sauf que les employ?s utiliseront le logiciel commercial ou comptable de l’entreprise et rempliront un bon de commande ?lectronique.
Le nombre de bons de commande qu’une entreprise g?n?rera dans le cadre de ses op?rations normales jouera un r?le important lors de la s?lection d’un syst?me de bons de commande. L’utilisation d’un syst?me manuel peut devenir fastidieuse et entra?ner la perte de documents, obligeant les employ?s ? recr?er le bon de commande. De plus, les entreprises doivent g?n?ralement conserver ces documents pendant plusieurs ann?es, en fonction des lois f?d?rales ou ?tatiques applicables. Un syst?me de bon de commande automatis? peut att?nuer certains de ces probl?mes, bien que l’apprentissage et l’utilisation de la version informatis?e puissent n?cessiter plus de formation.
D’autres facteurs ? consid?rer lors de la s?lection d’un syst?me de bons de commande sont le nombre d’employ?s utilisant les bons de commande et l’emplacement du bureau d’achat de l’entreprise. Permettre ? plusieurs employ?s d’acc?der et de cr?er des bons de commande peut obliger les entreprises ? avoir plus de documents papier en main ou plus de noms d’utilisateur pour acc?der au module de bon de commande. Les grandes organisations ont souvent un service des achats ou un responsable des achats pour g?rer la commande d’achat lors de la passation des commandes. Le fait que plusieurs personnes remettent des bons de commande peut cr?er un d?bordement d’informations dans le service des achats. Les entreprises peuvent avoir besoin de limiter l’acc?s au syst?me de commande d’achat pour ?viter ce probl?me.
Les entreprises devront ?galement tenir compte de la mani?re dont les commandes d’achat parviennent au service comptable. Les personnes du service de comptabilit? doivent pouvoir acc?der facilement au syst?me afin d’examiner les bons de commande avant de payer les factures. Les auditeurs auront ?galement besoin d’un acc?s pour d?terminer comment l’information circule dans l’entreprise. L’incapacit? de suivre le bon de commande ? chaque ?tape du syst?me peut entra?ner des modifications du document qui compromettront une partie importante du processus de gestion de tr?sorerie de l’entreprise.
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