Les bons de commande servent à autoriser l’achat de biens ou de services auprès de différents fournisseurs. Divers formulaires de bons de commande sont utilisés pour différentes tailles et types d’achats. Ces formulaires comprennent les réquisitions ou demandes d’achat, les bons de commande réguliers, les bons de commande permanents, les bons de commande généraux, les contrats de services et les ordres de modification.
Dans un processus de commande d’achat régulier, si une unité commerciale doit effectuer un achat, elle prépare une demande de commande d’achat ou une réquisition détaillant les articles souhaités, la quantité, le coût unitaire, lorsque les articles sont nécessaires et le fournisseur préféré, s’il y en a un. La business unit présente la demande à un responsable habilité à valider l’achat ou à un service achats pour validation. Si le bon de commande concerne un achat important ou une somme d’argent importante, il peut nécessiter plusieurs niveaux d’approbation avant d’être finalisé.
Le service des achats examine la demande et sélectionne le meilleur fournisseur pour le matériel ou les services. Une fois la demande approuvée, un bon de commande est émis et un numéro est attribué, et ce numéro est ensuite référencé sur toute la correspondance relative à cette commande, jusqu’à la livraison et le paiement. Les bons de commande peuvent être électroniques ou imprimés. L’apparence du bon de commande n’est pas importante; ce sont les informations qui s’y trouvent qui établissent l’accord entre le vendeur et l’acheteur.
Les bons de commande permanents sont utilisés lorsqu’une entreprise a besoin d’une livraison régulière d’une quantité identique de matériel, telle qu’une expédition mensuelle. Un ordre d’achat permanent approuve l’intervalle de livraison et le prix de la marchandise, et il précise la durée pendant laquelle l’ordre permanent restera en vigueur. Un bon de commande permanent peut également être utilisé pour des contrats de location d’équipement ou d’entretien qui se poursuivront sur une période déterminée.
Les bons de commande généraux sont utilisés pour couvrir l’achat courant de petites quantités d’articles de faible valeur. Par exemple, un bureau peut avoir un bon de commande ouvert pour l’achat de fournitures de papier, d’encre et de toner pour les fonctions de copie et d’impression. Une commande provisionnelle restreint généralement les types d’articles pouvant être achetés et définit une limite de commande individuelle et une limite de valeur totale, ainsi qu’une date d’expiration.
Les bons de commande contractuels sont généralement utilisés pour couvrir les travaux nécessaires à la réalisation d’un projet. Ils précisent exactement quels travaux seront effectués et selon quel calendrier. Un bon de commande contractuel peut prévoir des paiements intermédiaires lorsque le projet atteint certaines étapes. Si, au cours du projet, il devient nécessaire de modifier les exigences, un ordre de modification peut être émis. L’ordre de modification détaille précisément les spécifications qui ont été modifiées et est intégré au bon de commande d’origine.
Les exigences de l’entreprise peuvent appeler une offre sur tout achat qui coûtera plus qu’un certain montant d’argent ou qui implique un type particulier de biens ou de services. Dans ce cas, le service achats demandera des offres. Une fois les offres reçues et examinées, le service des achats attribuera le bon de commande au soumissionnaire retenu.