Les bons de commande servent ? autoriser l’achat de biens ou de services aupr?s de diff?rents fournisseurs. Divers formulaires de bons de commande sont utilis?s pour diff?rentes tailles et types d’achats. Ces formulaires comprennent les r?quisitions ou demandes d’achat, les bons de commande r?guliers, les bons de commande permanents, les bons de commande g?n?raux, les contrats de services et les ordres de modification.
Dans un processus de commande d’achat r?gulier, si une unit? commerciale doit effectuer un achat, elle pr?pare une demande de commande d’achat ou une r?quisition d?taillant les articles souhait?s, la quantit?, le co?t unitaire, lorsque les articles sont n?cessaires et le fournisseur pr?f?r?, s’il y en a un. La business unit pr?sente la demande ? un responsable habilit? ? valider l’achat ou ? un service achats pour validation. Si le bon de commande concerne un achat important ou une somme d’argent importante, il peut n?cessiter plusieurs niveaux d’approbation avant d’?tre finalis?.
Le service des achats examine la demande et s?lectionne le meilleur fournisseur pour le mat?riel ou les services. Une fois la demande approuv?e, un bon de commande est ?mis et un num?ro est attribu?, et ce num?ro est ensuite r?f?renc? sur toute la correspondance relative ? cette commande, jusqu’? la livraison et le paiement. Les bons de commande peuvent ?tre ?lectroniques ou imprim?s. L’apparence du bon de commande n’est pas importante; ce sont les informations qui s’y trouvent qui ?tablissent l’accord entre le vendeur et l’acheteur.
Les bons de commande permanents sont utilis?s lorsqu’une entreprise a besoin d’une livraison r?guli?re d’une quantit? identique de mat?riel, telle qu’une exp?dition mensuelle. Un ordre d’achat permanent approuve l’intervalle de livraison et le prix de la marchandise, et il pr?cise la dur?e pendant laquelle l’ordre permanent restera en vigueur. Un bon de commande permanent peut ?galement ?tre utilis? pour des contrats de location d’?quipement ou d’entretien qui se poursuivront sur une p?riode d?termin?e.
Les bons de commande g?n?raux sont utilis?s pour couvrir l’achat courant de petites quantit?s d’articles de faible valeur. Par exemple, un bureau peut avoir un bon de commande ouvert pour l’achat de fournitures de papier, d’encre et de toner pour les fonctions de copie et d’impression. Une commande provisionnelle restreint g?n?ralement les types d’articles pouvant ?tre achet?s et d?finit une limite de commande individuelle et une limite de valeur totale, ainsi qu’une date d’expiration.
Les bons de commande contractuels sont g?n?ralement utilis?s pour couvrir les travaux n?cessaires ? la r?alisation d’un projet. Ils pr?cisent exactement quels travaux seront effectu?s et selon quel calendrier. Un bon de commande contractuel peut pr?voir des paiements interm?diaires lorsque le projet atteint certaines ?tapes. Si, au cours du projet, il devient n?cessaire de modifier les exigences, un ordre de modification peut ?tre ?mis. L’ordre de modification d?taille pr?cis?ment les sp?cifications qui ont ?t? modifi?es et est int?gr? au bon de commande d’origine.
Les exigences de l’entreprise peuvent appeler une offre sur tout achat qui co?tera plus qu’un certain montant d’argent ou qui implique un type particulier de biens ou de services. Dans ce cas, le service achats demandera des offres. Une fois les offres re?ues et examin?es, le service des achats attribuera le bon de commande au soumissionnaire retenu.
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