Il serait difficile de garder le contr?le sur les stocks ainsi que sur les co?ts des produits sans un bon syst?me de suivi des bons de commande. Les bons de commande peuvent ?tre envoy?s par la poste, par t?l?copieur, par courrier ?lectronique ou simplement par t?l?phone au fournisseur. Il existe des bons de commande ?lectroniques, g?n?ralement entre entreprises, ainsi que des formulaires ? usage unique, comme ceux utilis?s dans les magasins de d?tail. Certaines entreprises utilisent un bon de commande global pour suivre les achats effectu?s pour certaines cat?gories de produits. Un syst?me de suivi des bons de commande, quel que soit son format, doit ?tre con?u pour donner ? une entreprise le plus d’informations pour prendre de bonnes d?cisions d’achat.
Un bon de commande est un document commercial qu’une soci?t? acheteuse envoie ? une soci?t? vendeuse qui indique les produits, les quantit?s et le prix. Il s’agit d’un accord et d’une offre l?gale d’achat de produits et/ou de services. Le suivi des bons de commande est important pour le contr?le interne d’une entreprise.
Le bon de commande doit indiquer la date et la date de commande requises, le mode d’exp?dition, ainsi que le nom et l’adresse du fournisseur. Il doit ?galement contenir le produit command?, le co?t de chaque article et le prix total. La taxe de vente doit ?galement ?tre incluse, le cas ?ch?ant. La g?n?ration ?lectronique de bons de commande dans certaines entreprises peut ?galement ?tre li?e ? l’inventaire pour maintenir un solde de produits en stock.
L’entreprise doit d’abord savoir ce qui a ?t? command?. L’absence de ces informations peut amener l’entreprise ? se retrouver avec un stock insuffisant et ne pas ?tre en mesure de r?pondre ? la demande de ses clients ou ? un stock trop important, ce qui gaspille de l’espace et diminue les flux de tr?sorerie. Un bon syst?me de suivi des bons de commande permettra ? une entreprise de voir instantan?ment ce qui a ?t? command? et de suivre l’?tat des commandes.
Une entreprise qui utilise un syst?me de suivi des bons de commande r?duit ?galement la possibilit? de fraude des employ?s. Par exemple, il est important d’avoir un num?ro pr?-attribu? ? chaque bon de commande. Cela ?vite la possibilit? pour un employ? de commander des marchandises aupr?s d’un fournisseur et d’utiliser les produits ? des fins personnelles.
Souvent, une entreprise utilise un syst?me automatis? pour cr?er et suivre les bons de commande. De cette fa?on, l’entreprise peut maintenir un catalogue de produits qui peut ?tre tri? par fournisseur, produit et prix. De plus, le syst?me produira une base de donn?es pour stocker une liste d’inventaire et mettre ? jour constamment cette liste. Un logiciel est disponible pour cr?er le formulaire de commande, suivre les commandes en cours et termin?es et m?me analyser les tendances d’achat pour faciliter les n?gociations de prix avec les fournisseurs.
Un syst?me de suivi des bons de commande centralise les achats, ce qui ?vite les doublons. Un syst?me ?lectronique fournira ?galement une base de donn?es des fournisseurs et permettra d’envoyer les bons de commande par courrier ?lectronique afin d’?liminer les exc?s de paperasse. La gestion des bons de commande permet ? l’entreprise de contr?ler ses achats et de limiter les possibilit?s de vol.
SmartAsset.