Il serait difficile de garder le contrôle sur les stocks ainsi que sur les coûts des produits sans un bon système de suivi des bons de commande. Les bons de commande peuvent être envoyés par la poste, par télécopieur, par courrier électronique ou simplement par téléphone au fournisseur. Il existe des bons de commande électroniques, généralement entre entreprises, ainsi que des formulaires à usage unique, comme ceux utilisés dans les magasins de détail. Certaines entreprises utilisent un bon de commande global pour suivre les achats effectués pour certaines catégories de produits. Un système de suivi des bons de commande, quel que soit son format, doit être conçu pour donner à une entreprise le plus d’informations pour prendre de bonnes décisions d’achat.
Un bon de commande est un document commercial qu’une société acheteuse envoie à une société vendeuse qui indique les produits, les quantités et le prix. Il s’agit d’un accord et d’une offre légale d’achat de produits et/ou de services. Le suivi des bons de commande est important pour le contrôle interne d’une entreprise.
Le bon de commande doit indiquer la date et la date de commande requises, le mode d’expédition, ainsi que le nom et l’adresse du fournisseur. Il doit également contenir le produit commandé, le coût de chaque article et le prix total. La taxe de vente doit également être incluse, le cas échéant. La génération électronique de bons de commande dans certaines entreprises peut également être liée à l’inventaire pour maintenir un solde de produits en stock.
L’entreprise doit d’abord savoir ce qui a été commandé. L’absence de ces informations peut amener l’entreprise à se retrouver avec un stock insuffisant et ne pas être en mesure de répondre à la demande de ses clients ou à un stock trop important, ce qui gaspille de l’espace et diminue les flux de trésorerie. Un bon système de suivi des bons de commande permettra à une entreprise de voir instantanément ce qui a été commandé et de suivre l’état des commandes.
Une entreprise qui utilise un système de suivi des bons de commande réduit également la possibilité de fraude des employés. Par exemple, il est important d’avoir un numéro pré-attribué à chaque bon de commande. Cela évite la possibilité pour un employé de commander des marchandises auprès d’un fournisseur et d’utiliser les produits à des fins personnelles.
Souvent, une entreprise utilise un système automatisé pour créer et suivre les bons de commande. De cette façon, l’entreprise peut maintenir un catalogue de produits qui peut être trié par fournisseur, produit et prix. De plus, le système produira une base de données pour stocker une liste d’inventaire et mettre à jour constamment cette liste. Un logiciel est disponible pour créer le formulaire de commande, suivre les commandes en cours et terminées et même analyser les tendances d’achat pour faciliter les négociations de prix avec les fournisseurs.
Un système de suivi des bons de commande centralise les achats, ce qui évite les doublons. Un système électronique fournira également une base de données des fournisseurs et permettra d’envoyer les bons de commande par courrier électronique afin d’éliminer les excès de paperasse. La gestion des bons de commande permet à l’entreprise de contrôler ses achats et de limiter les possibilités de vol.