Un planificateur d’événements, également connu sous le nom de consultant ou coordinateur d’événements, est un professionnel chargé de planifier un événement spécial, de synchroniser et de superviser tous les détails. La plupart des gens choisissent un organisateur d’événements pour une grande affaire qui nécessite beaucoup de coordination, comme un mariage, un anniversaire majeur ou un événement d’entreprise. Bien que l’embauche d’un organisateur d’événements soit une dépense supplémentaire, un bon professionnel peut vous aider à planifier la fête parfaite en fonction de votre budget. La plupart des organisateurs d’événements ont des liens avec des fournisseurs et des entreprises et peuvent obtenir des offres spéciales, vous permettant d’économiser des milliers de dollars par rapport au prix de vente au détail.
Avant de choisir un organisateur d’événements, il y a plusieurs choses à considérer. La première étape consiste à prendre en compte la puissance que vous souhaitez donner. Un organisateur d’événements peut jouer un rôle passif, n’offrant que des conseils extérieurs, ce qui est le choix parfait si vous voulez que quelqu’un d’autre fasse le travail des jambes mais que vous voulez avoir le dernier mot sur les décisions importantes. Un organisateur d’événements peut également être un assistant à service complet, gérant tout, de la budgétisation à la supervision sur place.
Pour trouver un organisateur d’événements, renseignez-vous auprès de la chambre de commerce locale ou recherchez en ligne une liste de professionnels disponibles dans la ville de votre choix. Les organisateurs d’événements travaillent parfois avec des lieux spécifiques, alors demandez autour de vous pour voir si les clubs locaux ou les restaurateurs ont quelqu’un à recommander. Les photographes et les traiteurs devraient également être en mesure de recommander un bon organisateur d’événements, car ils ont peut-être vu l’expert en action.
Une fois que vous avez une liste d’organisateurs d’événements potentiels, interrogez chacun d’eux et demandez des informations sur les événements passés qu’ils ont gérés. Certains planificateurs peuvent avoir un portfolio avec des photos, tandis que d’autres peuvent simplement vous fournir des références d’anciens clients. Ne considérez pas le manque de portfolio comme une indication de qualité inférieure – de nombreux organisateurs d’événements n’en ont tout simplement pas besoin.
Étant donné qu’un organisateur d’événements sera chargé d’acheter des fournitures et de verser des acomptes, vous devez souvent lui fournir un numéro de carte de crédit. Assurez-vous de sélectionner un organisateur d’événements en qui vous avez confiance et avec lequel vous vous sentez à l’aise, afin que cela ne devienne pas un problème de discorde.