La meilleure façon de mettre en place un bureau virtuel bon marché est souvent de profiter d’autant de services en ligne gratuits ou bon marché que possible. Vous voudrez peut-être commencer par décrire les fonctions que vous souhaitez que votre bureau virtuel ait afin que vous puissiez intégrer chacune d’entre elles à votre budget. Certains des composants que vous voudrez peut-être inclure dans votre bureau virtuel bon marché sont un service de réponse téléphonique, une adresse postale professionnelle, une télécopie basée sur Internet et un espace physique partagé. Une option pour un téléphone professionnel consiste à utiliser un service de voix sur protocole Internet (VOIP) peu coûteux ou gratuit qui vous permet de passer ou de recevoir des appels partout où vous avez accès à Internet. Des services de fax gratuits ou peu coûteux sont également disponibles sur Internet, ce qui peut vous éviter d’acheter un télécopieur et de payer chaque mois pour une ligne fixe.
Pour une petite entreprise qui vient de démarrer ou pour toute personne nécessitant beaucoup de flexibilité, la mise en place d’un bureau virtuel bon marché peut être une alternative intéressante au maintien d’un lieu d’affaires physique permanent. Le montant que vous dépensez pour mettre en place un bureau virtuel peut dépendre du degré d’élaboration et de fonctionnalité que vous souhaitez qu’il soit. Si vous souhaitez projeter une image très professionnelle, il existe des entreprises qui peuvent offrir des services complets de bureau virtuel. Ces services comprennent généralement un emplacement physique pour faire des affaires ou rencontrer des clients, un service de réponse téléphonique partagé et une adresse postale professionnelle. Cette option est généralement plus facile que de configurer votre propre bureau virtuel bon marché, et elle peut être beaucoup moins coûteuse que de maintenir un bureau permanent.
Un bureau virtuel bon marché peut également être mis en place en utilisant divers services proposés par différentes entreprises. Un point de départ est un numéro de téléphone que les clients potentiels, les clients et les contacts professionnels peuvent appeler. Celle-ci peut être obtenue grâce à un répondeur mutualisé, qui permet de projeter l’image d’une secrétaire professionnelle qui filtre vos appels. Une option moins coûteuse consiste à utiliser un service VOIP qui vous permet de passer et de recevoir vos propres appels via Internet, où que vous soyez.
D’autres moyens de communication d’entreprise peuvent également être intégrés dans un plan de bureau virtuel bon marché. Un nom de domaine à consonance professionnelle peut généralement être enregistré pour très peu d’argent. Ce domaine peut ensuite être utilisé pour créer un site Web et également pour le courrier électronique. Des services de fax gratuits et peu coûteux sont également disponibles sur Internet, et vous pouvez également prendre des dispositions pour recevoir du courrier dans une boîte aux lettres privée ou une boîte postale. Les espaces de bureau dans des environnements partagés peuvent généralement être loués à l’heure ou à la journée si vous avez besoin d’un endroit pour rencontrer des clients potentiels.