Lorsque vous créez un message d’accueil de messagerie vocale professionnel, il peut être judicieux de réfléchir à ce que vos appelants pourraient vouloir savoir. Après cela, vous pouvez faire une liste de points à couvrir dans votre message vocal ; ce peut être aussi une bonne idée d’écrire la salutation entière sur un morceau de papier. Le message idéal devrait se situer entre 10 et 20 secondes, vous voudrez donc peut-être vous chronométrer pour répéter votre message avant de l’enregistrer. Après avoir composé votre message téléphonique, il peut être judicieux d’obtenir un deuxième avis sur ce message d’accueil afin de vous assurer qu’il a l’air professionnel.
Avant d’enregistrer un message d’accueil professionnel, vous pouvez envisager le type de personnes susceptibles d’appeler votre domicile ou votre entreprise. De cette façon, vous pouvez réfléchir aux informations dont ces appelants pourraient avoir besoin avant de rédiger votre message d’accueil. La plupart des appelants savent comment laisser un message vocal, alors essayez d’éviter de leur donner des instructions. Certaines choses que vous voudrez peut-être inclure dans votre message d’accueil peuvent être votre nom complet, votre titre, le nom de votre entreprise et une autre méthode pour vous joindre. Si vous prévoyez d’être indisponible pendant un certain temps, il peut être judicieux de dire à vos appelants quand vous reviendrez et de leur donner le nom et le numéro de téléphone d’une autre personne à appeler au cas où ils auraient besoin d’une assistance immédiate.
L’enregistrement de votre message d’accueil professionnel peut parfois susciter de l’appréhension, surtout si vous ne l’avez jamais fait auparavant. Vous trouverez peut-être utile de vous rendre dans un endroit très privé lorsque vous êtes prêt à enregistrer, ce qui peut vous aider à vous assurer qu’il n’y a pas de bruit de fond lorsque vous avez terminé. Prenez quelques minutes pour revoir la liste que vous avez faite plus tôt et répétez le message d’accueil plusieurs fois si vous êtes extrêmement nerveux. Pendant que vous répétez, assurez-vous que votre discours est fluide et que vous n’utilisez pas de mots de remplissage comme « euh » ou « um ».
Lorsque vous avez terminé d’enregistrer votre message d’accueil professionnel, vous pouvez demander à un ami proche d’appeler votre numéro de téléphone afin que vous puissiez écouter le message sortant ensemble. De cette façon, vous pouvez obtenir son opinion sur le message vocal avant que les autres appelants ne puissent l’écouter. Si votre ami vous recommande des modifications, celles-ci devraient être faciles à faire, car la plupart des systèmes vous permettront de supprimer votre message sortant et de le réenregistrer autant de fois que vous le souhaitez.