Un plan de gestion des coûts répertorie les détails des dépenses prévues pour un projet. Les entreprises peuvent également préparer ces plans pour d’autres domaines de leur entreprise, en fonction de son objectif. Pour élaborer un plan de gestion des coûts, l’équipe de direction de l’entreprise identifiera les activités qui produisent des coûts, listera les matériaux nécessaires pour le projet, élaborera un calendrier pour le projet et indiquera les paramètres utilisés pour mesurer les coûts et les écarts qui en résultent. D’autres éléments peuvent figurer sur le plan, selon la taille et la portée du projet.
L’identification des activités de coût est nécessaire pour s’assurer que l’entreprise détaille tous les domaines dans lesquels elle s’attend à engager des dépenses. Sur les projets de type production, ces coûts incluent généralement les matériaux et la main-d’œuvre nécessaires pour produire le bien. Les projets basés sur les services auront cependant une orientation différente ; l’entreprise doit identifier des domaines tels que le service client, la livraison, les services auxiliaires ou d’autres domaines indirects qui ajouteront des coûts au projet.
La liste des documents est nécessaire pour un plan de gestion des coûts, car la plupart des entreprises prépareront des budgets avec ces informations. De nombreux projets basés sur les coûts sont entrepris à des moments précis au cours de l’année. Les entreprises auront une limite budgétaire pour ces projets et en accepteront généralement un ou plusieurs qui répondent aux contraintes de coûts énumérées dans le plan de gestion des coûts. L’entreprise peut également ajuster le plan afin de réaliser plus de projets dans les limites du budget indiqué.
Les entreprises devront également détailler la manière dont elles suivront les coûts associés à leur plan. Cela peut inclure le suivi du coût des matériaux et de la main-d’œuvre utilisés pour le projet en indiquant les coûts réels. Les éléments accessoires peuvent nécessiter des techniques de mesure différentes. Par exemple, si une entreprise prévoit d’utiliser des travailleurs d’un service distinct sur le nouveau projet, elle peut utiliser un pourcentage pour calculer le coût correspondant. Le plan de gestion des coûts peut indiquer que 25 % de la main-d’œuvre du service informatique ira contre le nouveau projet.
Les autres éléments à inclure dans le plan de gestion des coûts comprennent un calendrier et une analyse des écarts pour le plan. Le calendrier permet d’éviter les dépassements de coûts et de garantir que les projets restent rentables; dans certaines industries, comme la construction, des délais sont nécessaires pour être payé. Ce processus permet de compenser les coûts initiaux engagés dans le plan de gestion de projet.
Des mesures de variance sont également nécessaires pour déterminer pourquoi un plan de gestion des coûts peut entraîner un dépassement des coûts. Les entreprises peuvent ensuite comparer le plan aux dépenses réelles et déterminer la raison de toute différence entre les deux.