Comme peut l’attester quiconque a déjà retourné un chèque, la capacité d’équilibrer un chéquier peut être cruciale. Les banques commettent parfois des erreurs et les chèques peuvent ne pas régler votre compte aussi rapidement que vous l’auriez pu l’espérer. Avec la popularité croissante des cartes de débit, il est également très possible d’oublier une ou deux transactions. Équilibrer un chéquier sur une base régulière peut littéralement éviter à un titulaire de compte de chèques d’encourir des frais de chèque retournés et de l’embarras social lié à la rédaction d’un chèque sans provision ou au refus d’un achat par carte de débit dans un magasin local.
Pour équilibrer correctement un chéquier, vous aurez d’abord besoin d’informations sur votre compte. Les banques envoient généralement par la poste un relevé mensuel qui répertorie tous les chèques et transactions par carte de débit qui ont été compensés, ainsi que le nombre total et les montants des dépôts effectués au cours de cette période. Ces informations sont également accessibles via un service téléphonique protégé par mot de passe ou un site Web de relevé bancaire privé en ligne. Le chiffre le plus important à noter est le solde de clôture de la banque. Pour la plupart, le solde du compte bancaire doit être considéré comme la vérité absolue lorsque vous équilibrez un chéquier. Cependant, il peut ne pas inclure toutes les transactions.
Lorsque vous balancez un chéquier, vous réconciliez en fait vos relevés bancaires personnels, c’est-à-dire votre registre de chéquiers, avec ceux de la banque détentrice de votre compte. Vous recherchez les écarts concernant les montants des dépôts, les chèques compensés, les chèques en circulation, les frais bancaires, les paiements d’intérêts, etc. Lorsque vous êtes prêt à équilibrer votre chéquier, il est utile d’avoir tous les relevés bancaires en main, y compris des copies des chèques compensés et des dépôts.
La première étape lors de l’équilibrage d’un chéquier est de déterminer le solde de clôture de la banque et de comparer ce nombre avec votre propre registre de chéquier. Parfois, le solde final de la banque correspond au solde final du livre au centime, mais il est fort probable que les deux chiffres ne correspondent pas au début. Cela n’est pas inhabituel, surtout si vous envoyez un nombre important de chèques chaque mois ou si vous avez plusieurs utilisateurs autorisés d’une carte de débit.
L’étape suivante consiste à comparer le nombre de chèques que vous avez émis avec le nombre de chèques qui ont été compensés par la banque. Recherchez les lacunes dans les numéros de chèque figurant sur le relevé bancaire. Ces chèques manquants peuvent vous avoir été retournés sans avoir été traités, ou ils peuvent encore être en souffrance. Soustrayez le montant total de tous les chèques impayés du solde déclaré de la banque afin de déterminer votre solde réel une fois que tous les chèques impayés ont été compensés.
Le nombre et le montant des dépôts doivent également être revérifiés par rapport au relevé bancaire. Ce total devrait déjà être intégré au solde final de la banque, mais il se peut qu’un dépôt récent n’ait pas été crédité lors de la génération du relevé. Ajoutez les dépôts enregistrés dans votre chéquier qui n’apparaissent pas sur le relevé bancaire au solde final.
Il peut y avoir des frais bancaires, des paiements d’intérêts ou d’autres frais inclus sur le relevé bancaire que vous n’avez pas enregistrés dans votre propre registre de chéquier. Recherchez ces montants sur le relevé bancaire et ajoutez-les à votre propre registre de chéquier. Soustrayez ce montant du solde de votre chéquier et comparez à nouveau le solde final de la banque avec votre propre registre de chéquier. Les deux montants devraient maintenant correspondre, idéalement au centime. Une fois que le solde de votre registre de chéquier est mieux synchronisé avec le solde final du relevé mensuel de la banque, vous avez réussi à équilibrer votre chéquier.
Tout écart majeur que vous pourriez découvrir au cours du processus d’équilibrage du chéquier doit être discuté avec votre banque. La banque peut avoir commis une erreur comptable ou un chèque en souffrance plus ancien peut avoir finalement été présenté à la banque pour traitement. Il peut également y avoir une utilisation non autorisée d’une carte de débit ou un problème d’usurpation d’identité. Prouver de telles divergences devient beaucoup plus facile après avoir pris le temps d’équilibrer un chéquier au mieux de vos capacités.