Pour tenir un journal de petite caisse, vous devrez d’abord décider si vous souhaitez conserver un journal écrit ou enregistrer les transactions sur un ordinateur. Ensuite, vous devrez créer ou obtenir un journal contenant les colonnes de saisie appropriées, telles que celles pour les dates, les montants des transactions, les descriptions des revenus ou des dépenses et les soldes. Une fois ce journal créé, vous pouvez effectuer le suivi en enregistrant simplement chaque fois que vous payez quelque chose avec de la petite caisse ou que vous recevez de l’argent sous cette forme. En outre, vous pouvez bénéficier de la conservation des reçus pour sauvegarder vos entrées de journal.
Lorsque vous avez besoin de tenir un registre de petite caisse, il est important de comprendre que vous avez des choix lorsqu’il s’agit de le créer. Vous pouvez utiliser un journal écrit, un logiciel informatique spécialement conçu pour enregistrer les transactions de la petite caisse, ou même simplement une feuille de calcul informatique pour créer votre journal. Cependant, si vous décidez d’utiliser une option informatique pour enregistrer la petite caisse, il est généralement essentiel de sauvegarder régulièrement vos fichiers. Si vous ne vous souvenez pas de le faire, vous pourriez avoir du mal à comprendre comment vous avez dépensé la petite caisse et à prouver vos dépenses si votre système informatique tombe en panne.
En règle générale, un journal de petite caisse aura une zone désignée pour enregistrer divers éléments de données. Par exemple, le journal que vous créez doit avoir une colonne pour saisir la date à laquelle vous avez payé en espèces ou reçu de l’argent ainsi qu’une colonne pour indiquer si vous avez reçu ou non un reçu pour documenter la transaction. Votre journal doit également inclure une zone pour lister la partie à qui vous avez payé en espèces ou la personne de qui vous avez reçu de l’argent et le montant de la transaction. Vous aurez également besoin d’un espace pour décrire la transaction. Par exemple, vous pouvez noter dans ce domaine que vous avez payé des fournitures ou reçu un don.
Lorsque vous tenez un journal pour la petite caisse, vous devrez également suivre le solde de votre compte. Cela signifie que vous aurez besoin d’une colonne dans laquelle enregistrer le solde de votre petite caisse après chaque transaction. Garder une trace du solde n’est pas seulement une bonne tenue de registres, mais peut également vous aider à repérer plus facilement quand il est temps de reconstituer votre petite caisse.
Si vous dirigez une entreprise qui a des employés, vous devrez décider qui aura accès à votre petite caisse et sera responsable de la tenue du journal. Si plus d’une personne y aura accès, vous aurez besoin d’un système pour enregistrer qui est responsable de quelle transaction. Vous pouvez garder une trace de cela en ajoutant une colonne à votre journal pour le nom de l’employé.
En plus de tenir un registre de la petite caisse, il est également important de conserver tous les reçus que vous recevez concernant la petite caisse. Cela inclut même les reçus pour les petits montants que vous ne considérez pas comme très importants. Vous pourriez avoir besoin plus tard de ces reçus pour prouver certaines de vos dépenses.