Pour rédiger une lettre de réduction, vous devez généralement commencer par avoir tous les documents nécessaires que vous devez référencer ou inclure, et faire des copies de ces documents à envoyer. Vous devez alors commencer votre lettre en incluant les coordonnées du destinataire, telles que le bureau de l’Internal Revenue Service (IRS) que vous contactez, ainsi que votre nom et vos coordonnées. La lettre doit contenir une indication claire et concise des frais qui vous ont été facturés que vous souhaitez réduire, et la raison pour laquelle vous estimez que vous ne devriez pas avoir à payer ces frais. Votre lettre de réduction doit indiquer que vous n’avez pas agi par mauvaise volonté ou par malveillance, et démontrer que vous souhaitez régler le problème de manière raisonnable.
Une lettre de réduction est une lettre écrite à une agence ou à une entreprise, souvent l’IRS, dans le but de demander une réduction des frais de pénalité ou d’autres dépenses que l’organisation vous facture. Vous devez inclure un certain nombre de documents avec votre lettre, alors assurez-vous d’avoir tous les documents nécessaires au moment de la rédiger et faites des copies de ces documents à envoyer avec votre lettre. N’envoyez pas de documents originaux avec votre lettre de réduction, car ceux-ci peuvent être perdus par la poste. Vous devez inclure une copie ou une référence de la lettre que vous avez reçue indiquant ce que vous devez, y compris un numéro de dossier, le cas échéant, et tout document dont vous disposez pour corroborer la raison de la réduction.
Votre lettre de réduction doit commencer par les coordonnées de l’entreprise ou du bureau que vous contactez, suivies de vos propres coordonnées. Si vous connaissez le nom d’une personne de l’entreprise, telle que la personne qui vous a contacté ou un agent de l’IRS, vous devez adresser votre lettre de réduction à cette personne, sinon vous pouvez utiliser « À qui de droit ». Vous devez alors clairement indiquer que vous demandez une réduction du montant qui vous a été facturé, et indiquer la date de la lettre qui vous a été envoyée et votre numéro de dossier ou de compte s’il est disponible. La raison pour laquelle vous demandez une réduction doit alors être clairement indiquée et doit être une raison légitime telle qu’une catastrophe naturelle, une maladie grave ou un décès dans la famille.
Vous devez inclure des documents à l’appui de la raison que vous indiquez dans votre lettre de réduction, comme des photographies des dommages causés par une catastrophe, une lettre d’un médecin confirmant votre maladie ou un certificat de décès d’un membre de la famille. Si possible, vous devriez essayer d’inclure une forme de paiement partiel ou une demande de plan de versement pour rembourser le montant qui a causé la pénalité que vous souhaitez réduire. Il s’agit d’un geste de bonne foi qui n’est pas strictement nécessaire, mais peut rendre votre abattement plus susceptible d’être accepté. Vous devez garder à l’esprit qu’une lettre de réduction peut être un document juridique et que la tromperie intentionnelle dans une telle lettre peut être un motif de fraude ou de parjure.