Le contrôle interne est un système de règles et de procédures qu’une organisation met en place pour garantir la fiabilité de ses rapports financiers, l’efficacité et l’efficience de ses opérations et sa conformité aux règles, réglementations et lois applicables. Les contrôles internes sont conçus et mis en œuvre non seulement par les directeurs de l’organisation, mais aussi par sa direction et ses gestionnaires. Bien qu’ils soient conçus pour atteindre un certain nombre d’objectifs, les contrôles internes sont principalement orientés vers les activités financières d’une organisation. Un système de contrôle interne correctement conçu dans les opérations d’une organisation peut empêcher la mauvaise gestion et les méfaits, y compris le détournement de fonds, la fraude et le vol.
Une caractéristique communément comprise de la mauvaise conduite est qu’elle fonctionne le plus avec succès sous un voile de secret & emdash; moins il y a de gens qui en sont conscients, plus les chances de succès sont grandes. Plus il y a de personnes conscientes, plus la probabilité d’échec ou de dissuasion est grande. Par exemple, il peut être relativement facile pour un comptable d’écrire des chèques frauduleux si une seule signature est requise, mais si deux sont nécessaires, cela rend le vol beaucoup plus difficile.
L’une des méthodes de contrôle interne les plus simples est donc la séparation des tâches des personnes impliquées dans des activités financières. La plupart des organisations, par exemple, exigent deux signatures sur les chèques ou sur les chèques dépassant un certain montant, ce qui garantit que les chèques ne peuvent pas être simplement rédigés par une seule personne à volonté. Lorsque les chèques sont imprimés à la machine ou par ordinateur, les personnes responsables de l’impression du chèque ne doivent pas les signer (ni appliquer de signatures mécaniques) & emdash; ce travail devrait être attribué à une autre personne. Lorsque des chèques sont émis en guise de paiement pour la réception des marchandises, les systèmes de contrôle interne devraient exiger qu’avant que le chèque de paiement ne soit rédigé, la documentation du reçu de l’envoi soit appariée à la facture. Cette règle simple garantit que la personne responsable du paiement peut être raisonnablement certaine que les marchandises ont effectivement été reçues en bon état, même si le lieu de réception est éloigné du bureau des finances. Si le chèque doit être signé par quelqu’un d’autre, il sera accompagné de toute la documentation, qui sera examinée avant que le chèque ne soit signé et transmis au vendeur.
L’interdiction des relations personnelles, y compris le mariage, entre les employés des départements des services financiers et d’autres départements est une composante impopulaire de nombreux systèmes de contrôle interne. Si une relation personnelle naît entre, par exemple, une personne du service des comptes fournisseurs et une personne de l’entrepôt, on s’attend à ce que quelqu’un démissionne et trouve un emploi ailleurs pour éviter même l’apparence d’une irrégularité.
Les entreprises publiques et de nombreuses grandes entreprises privées disposent de contrôles internes nécessitant des audits périodiques par un cabinet comptable externe, ainsi que de services d’audit interne chargés d’examiner régulièrement les transactions financières et autres opérations. Correctement réalisés, ces audits externes et internes examineront une entreprise de manière approfondie, analyseront ses procédures sous l’angle du contrôle interne et exploreront les transactions pour s’assurer qu’elles sont telles qu’elles sont représentées.
Les systèmes de contrôle interne, bien que généralement compris comme étant de nature financière, ne se limitent pas aux activités financières, mais s’étendent à d’autres domaines des opérations d’une entreprise, afin de garantir qu’ils se déroulent effectivement comme prévu. Les départements «contrôle qualité» et «assurance qualité» sont des mécanismes de contrôle opérationnel qui veillent à ce que tout, de l’étiquetage aux scellés de sécurité en passant par les ingrédients, soit exactement comme représenté. Les mécanismes de contrôle des stocks aident à protéger l’entreprise contre les pertes dues au vol, et le personnel de sécurité non seulement empêche le personnel non autorisé d’entrer dans une installation, mais il dissuade le vol.
Les procédures et pratiques de contrôle interne ont acquis une plus grande importance aux États-Unis en 2002 avec la promulgation de la loi Sarbanes-Oxley, intitulée « Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act ». Adoptée en réponse à un certain nombre de scandales corporatifs et comptables, elle imposait un degré beaucoup plus élevé de responsabilité aux dirigeants des sociétés ouvertes. Par exemple, les dirigeants d’entreprise signent régulièrement les rapports annuels de leur entreprise ; Sarbanes-Oxley les tient personnellement responsables de leurs inexactitudes importantes. Ces dirigeants sont ainsi davantage incités à mettre en place des systèmes de contrôle interne approfondis pour assurer la fiabilité de leurs rapports.