Un administrateur de cabinet médical, également parfois appelé secrétaire médical ou assistant de bureau, est principalement chargé de répondre aux téléphones, de prendre des rendez-vous et de gérer les dossiers des patients dans une clinique de santé ou un autre cabinet médical. Ces professionnels travaillent souvent directement pour des médecins et des infirmières, mais peuvent également être employés dans des hôpitaux, des centres de soins d’urgence et des résidences-services ou des hospices. Le travail est généralement similaire, quel que soit le cadre, et a tendance à se concentrer sur les tâches de secrétariat et de gestion de la paperasse de base.
Interaction directe avec le patient
Dans la plupart des cabinets médicaux, l’administrateur est la première personne que les patients voient lorsqu’ils entrent. Il est généralement assis à un bureau près de l’entrée principale et est généralement chargé d’enregistrer les personnes, de répondre aux questions et de s’assurer que les patients se sentent à l’aise. facilité. Selon le bureau, cette personne peut également être chargée de gérer la salle d’attente, notamment de la garder en ordre et de s’assurer qu’il y a des distractions comme du matériel de lecture, des jouets ou des émissions de télévision appropriées disponibles.
La gestion des documents que les patients doivent remplir fait également partie du travail dans la plupart des endroits. Les administrateurs collectent et enregistrent généralement les informations d’assurance et les formulaires et divulgations d’historiques médicaux, et demandent généralement également les co-paiements ou les factures d’heure de service qui sont dus.
Répondre aux appels et gérer les calendriers
Tenir les téléphones est une autre partie très importante du travail de ce professionnel. Les personnes qui appellent des cabinets médicaux parlent généralement à un administrateur, du moins au début, en particulier pour obtenir des indications pour se rendre au cabinet ou prendre un rendez-vous. En cas d’urgence médicale, l’employé de bureau transfère généralement l’appel à un médecin ou à une infirmière, sinon il prend un message très détaillé et transmet les informations les plus importantes à l’expert médical de garde.
Le travail nécessite également généralement beaucoup de savoir-faire en matière de planification et d’organisation du temps. Les administrateurs créent et gèrent généralement des calendriers pour les rendez-vous, les consultations des patients et les réunions importantes qu’ils doivent constamment mettre à jour. Lorsque les médecins, les infirmières ou d’autres professionnels de la santé sont en retard ou doivent manquer des jours, c’est généralement le travail de l’administrateur d’ajuster les choses. Appeler les patients, reprogrammer des événements et déplacer des rendez-vous à tout moment peut être une partie essentielle du travail.
Travail de bureau
Le monde médical est fortement dépendant des dossiers, et l’une des tâches les plus importantes de l’administrateur du cabinet médical est de garder les documents et les dossiers écrits en ordre. Cela commence généralement par les dossiers des patients. L’administrateur doit généralement concevoir un système pour maintenir les fichiers à jour et accessibles, ce qui implique souvent l’informatique et la tenue de dossiers électroniques. La plupart des bureaux modernes utilisent une combinaison de fichiers numériques et papier, et l’organisation et l’assimilation des deux peuvent être une tâche plus importante qu’il n’y paraît.
Les administrateurs de bureau peuvent également être chargés de gérer la correspondance et de gérer des éléments tels que les factures de services publics et la gestion de la paie. Cela dépend en grande partie de la taille du bureau en cause – les grandes opérations comme les hôpitaux ont souvent des services de facturation spécifiques qui s’occuperont des questions financières, mais dans les petits cabinets, ces choses incombent souvent à la personne qui est assise à la réception. Dans certains endroits, cette personne peut également s’occuper des papiers d’assurance, notamment émettre des factures aux patients et gérer les paiements à des tiers.
Aider les médecins
Selon le bureau, un administrateur peut également être tenu d’aider le personnel médical avec des choses comme la dictée des dossiers, la transcription et la préparation de la salle d’examen. La commande de tests de laboratoire peut également être requise. Dans certains cas, les professionnels de la santé traitent leur personnel de bureau comme des assistants personnels, leur demandant de faire des choses comme organiser le transport personnel, faire des réservations pour le dîner ou collecter le nettoyage à sec, bien que ce ne soit en aucun cas une partie universelle de la description de poste.
Différents paramètres de travail
Un administrateur de cabinet médical peut travailler dans de nombreux endroits différents. Les pratiques individuelles sont parmi les plus courantes, mais le travail peut être trouvé presque partout où les patients et les travailleurs de la santé interagissent – les hôpitaux, les maisons de soins infirmiers et les cliniques autonomes ne sont que quelques exemples. Il est parfois également possible de trouver ce genre d’administrateurs travaillant à domicile, souvent comme assistants virtuels. Les médecins et autres personnes qui exploitent de petits cabinets n’ont peut-être pas les frais généraux nécessaires pour embaucher du personnel pour organiser les rendez-vous et gérer les dossiers à temps plein, mais obtenir de l’aide à distance quelques heures par semaine est souvent utile. Les arrangements de travail à domicile nécessitent généralement un accès à Internet et une ligne téléphonique dédiée pour le traitement des appels médicaux, mais les détails peuvent varier considérablement selon les circonstances.
Exigences de formation et d’éducation
Les employeurs fixent en grande partie leurs propres exigences en matière d’embauche d’administrateurs de cabinet médical, mais un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est presque toujours essentiel. L’expérience du travail de bureau est également généralement un atout, et la connaissance de la facturation médicale et du codage peut également être utile. Certains collèges communautaires et écoles professionnelles proposent des cours spécialement conçus pour former les personnes à travailler dans des cabinets médicaux. Bien que ces types de programmes ne garantissent en aucun cas un travail en tant qu’administrateur de cabinet médical, ils peuvent permettre aux candidats de se faire remarquer plus facilement, en particulier lorsqu’il s’agit d’emplois compétitifs ou d’employeurs souhaitables.