Un administrateur de subventions est chargé de l’affectation des subventions au sein d’une organisation ou d’une entreprise. L’administrateur traite les documents et les demandes, accorde les subventions et s’assure que l’argent est dépensé conformément aux conditions énoncées. Il ou elle traitera souvent avec cinq clients ou plus à la fois, gardant une trace des détails et distribuant les fonds comme il convient pour chacun. La plupart des budgets avec lesquels les administrateurs de subventions travaillent pour chaque client se situent entre deux et cinq millions de dollars américains.
Pour travailler dans ce domaine, il n’y a pas d’ensemble spécifique de cours à suivre, bien qu’un baccalauréat soit requis. Il est recommandé d’étudier un domaine lié à la recherche car c’est le domaine où la plupart des clients veulent des subventions. Après avoir obtenu un baccalauréat, devenez certifié en gestion des subventions. Les séminaires sont proposés par des groupes tels que la National Grants Management Association (NGMA), et les administrateurs de subventions ont la possibilité de suivre l’une des trois voies différentes au sein de la gestion des subventions : la voie fédérale, la voie directe ou la voie des bénéficiaires.
Un administrateur de subventions travaillant dans la voie fédérale a généralement un emploi au gouvernement; il ou elle gère les subventions accordées par le gouvernement. Le pass-through track est un aspect de la gestion des subventions dans lequel l’administrateur travaille en étroite collaboration avec le bénéficiaire de la subvention, l’instruisant et l’éduquant sur le processus et les responsabilités liées à l’obtention d’une subvention. Dans la filière récipiendaire, les emplois d’administrateur de subventions visent à aider les personnes ayant besoin de subventions à en faire la demande. Une fois la certification terminée, un emploi dans l’administration des subventions peut être obtenu. Une fois qu’il ou elle commence à pratiquer, il est fortement suggéré à l’administrateur de suivre 16 jours de cours de formation par an pour suivre les changements dans le domaine et les nouveaux processus et procédures d’administration des subventions.
Le rôle le plus fondamental des administrateurs de subventions est de traiter et de préparer les demandes de subvention. Cela implique d’examiner les budgets des clients, de fournir des conseils sur les subventions aux clients, d’obtenir les documents et les autorisations nécessaires avant que la subvention ne puisse être délivrée, de saisir les données dans le système de l’organisation pour suivre les subventions distribuées, de rassembler tous les documents remplis et signés et de transmettre ces documents personnel approprié. Un deuxième devoir est l’administration du projet. Cela implique d’expliquer les conditions de la subvention, de s’assurer que les procédures de suivi seront correctement prises en charge, d’enregistrer les dates et les paiements critiques, de créer et de gérer les bons de commande et de surveiller les paiements. Au cours de la dernière étape, le paiement, l’administrateur de la subvention sollicite les rapports financiers nécessaires auprès du client, vérifie les dossiers de paiement, étudie les rapports financiers, examine les factures et enregistre les reçus.