Un assistant de direction, également appelé secrétaire de direction, assiste un ou plusieurs cadres supérieurs. Cette personne peut soutenir le président, le PDG, le vice-président ou le chef de service au sein d’une organisation. Les tâches peuvent être liées à des fonctions administratives spécifiques aux besoins de l’exécutif et de l’organisation. Les responsabilités professionnelles d’une personne occupant ce poste vont généralement au-delà des fonctions de bureau générales pour impliquer des tâches complexes telles que la recherche analytique et la préparation de rapports. Un assistant de gestion peut également superviser d’autres employés de bureau de l’organisation.
Une personne occupant ce poste est responsable de la gestion des fonctions administratives d’un ou de plusieurs cadres supérieurs. Les responsabilités administratives dont l’exécutif est responsable au sein de l’organisation sont généralement attribuées à cette personne. Une grande partie de ce soutien administratif comprend la préparation de notes de service, de courriels et d’autres correspondances au nom de l’exécutif. Cette personne gère un système de classement, répond aux appels téléphoniques et achemine les messages. Des tâches supplémentaires peuvent impliquer le tri du courrier et des télécopies.
L’exercice efficace des responsabilités peut nécessiter de bonnes compétences organisationnelles et la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois. Le secrétaire exécutif peut être chargé d’organiser des réunions et des conférences. Cela peut également nécessiter la coordination de plusieurs horaires et la gestion de tous les détails relatifs à la réunion. Généralement, la préparation de l’agenda et la commande des repas ou des rafraîchissements font également partie des responsabilités de cette personne.
Lorsque le cadre doit voyager pour affaires, l’assistant de gestion est généralement responsable de la réservation de la compagnie aérienne, de la location de voiture et de l’hôtel, au besoin. Il maintiendra souvent le calendrier de l’exécutif et tiendra l’exécutif au courant des rendez-vous quotidiens et à venir, des réunions et des déplacements liés à l’entreprise. Il préparera généralement des documents de présentation pour son patron qui sont associés aux réunions.
Une grande partie des tâches administratives assignées à l’assistant de gestion dépendent de ce que l’exécutif est prêt à déléguer. Cela pourrait conduire à des tâches plus complexes au-delà des tâches de bureau de base qui sont généralement requises pour quelqu’un qui aide une autre personne. Un exemple de ces tâches complexes est la préparation et la distribution de rapports.
La connaissance des applications informatiques avec des compétences intermédiaires ou avancées est généralement essentielle pour effectuer des tâches avec un minimum de supervision. L’assistant de gestion peut également gérer des projets spéciaux liés à l’ensemble de l’organisation et maintenir des bases de données. Selon la taille de l’entreprise, des tâches de généraliste RH peuvent également faire partie de ses responsabilités quotidiennes.
Une autre responsabilité de certains assistants de gestion peut également impliquer la supervision du personnel de bureau de niveau inférieur dans l’organisation. Cela nécessite des compétences en leadership et en gestion. Il est possible que l’assistant doive planifier, affecter et surveiller le flux de travail du personnel de bureau au sein du département. En plus de la supervision, l’assistant est généralement la personne de référence pour les opérations quotidiennes du bureau concernant l’équipement de bureau ou les problèmes de maintenance des bâtiments.