Un assistant de direction, ?galement appel? secr?taire de direction, assiste un ou plusieurs cadres sup?rieurs. Cette personne peut soutenir le pr?sident, le PDG, le vice-pr?sident ou le chef de service au sein d’une organisation. Les t?ches peuvent ?tre li?es ? des fonctions administratives sp?cifiques aux besoins de l’ex?cutif et de l’organisation. Les responsabilit?s professionnelles d’une personne occupant ce poste vont g?n?ralement au-del? des fonctions de bureau g?n?rales pour impliquer des t?ches complexes telles que la recherche analytique et la pr?paration de rapports. Un assistant de gestion peut ?galement superviser d’autres employ?s de bureau de l’organisation.
Une personne occupant ce poste est responsable de la gestion des fonctions administratives d’un ou de plusieurs cadres sup?rieurs. Les responsabilit?s administratives dont l’ex?cutif est responsable au sein de l’organisation sont g?n?ralement attribu?es ? cette personne. Une grande partie de ce soutien administratif comprend la pr?paration de notes de service, de courriels et d’autres correspondances au nom de l’ex?cutif. Cette personne g?re un syst?me de classement, r?pond aux appels t?l?phoniques et achemine les messages. Des t?ches suppl?mentaires peuvent impliquer le tri du courrier et des t?l?copies.
L’exercice efficace des responsabilit?s peut n?cessiter de bonnes comp?tences organisationnelles et la capacit? d’effectuer plusieurs t?ches ? la fois. Le secr?taire ex?cutif peut ?tre charg? d’organiser des r?unions et des conf?rences. Cela peut ?galement n?cessiter la coordination de plusieurs horaires et la gestion de tous les d?tails relatifs ? la r?union. G?n?ralement, la pr?paration de l’agenda et la commande des repas ou des rafra?chissements font ?galement partie des responsabilit?s de cette personne.
Lorsque le cadre doit voyager pour affaires, l’assistant de gestion est g?n?ralement responsable de la r?servation de la compagnie a?rienne, de la location de voiture et de l’h?tel, au besoin. Il maintiendra souvent le calendrier de l’ex?cutif et tiendra l’ex?cutif au courant des rendez-vous quotidiens et ? venir, des r?unions et des d?placements li?s ? l’entreprise. Il pr?parera g?n?ralement des documents de pr?sentation pour son patron qui sont associ?s aux r?unions.
Une grande partie des t?ches administratives assign?es ? l’assistant de gestion d?pendent de ce que l’ex?cutif est pr?t ? d?l?guer. Cela pourrait conduire ? des t?ches plus complexes au-del? des t?ches de bureau de base qui sont g?n?ralement requises pour quelqu’un qui aide une autre personne. Un exemple de ces t?ches complexes est la pr?paration et la distribution de rapports.
La connaissance des applications informatiques avec des comp?tences interm?diaires ou avanc?es est g?n?ralement essentielle pour effectuer des t?ches avec un minimum de supervision. L’assistant de gestion peut ?galement g?rer des projets sp?ciaux li?s ? l’ensemble de l’organisation et maintenir des bases de donn?es. Selon la taille de l’entreprise, des t?ches de g?n?raliste RH peuvent ?galement faire partie de ses responsabilit?s quotidiennes.
Une autre responsabilit? de certains assistants de gestion peut ?galement impliquer la supervision du personnel de bureau de niveau inf?rieur dans l’organisation. Cela n?cessite des comp?tences en leadership et en gestion. Il est possible que l’assistant doive planifier, affecter et surveiller le flux de travail du personnel de bureau au sein du d?partement. En plus de la supervision, l’assistant est g?n?ralement la personne de r?f?rence pour les op?rations quotidiennes du bureau concernant l’?quipement de bureau ou les probl?mes de maintenance des b?timents.