Un assistant de souscription traite la paperasse, exécute des tâches de bureau et assiste les personnes ou les équipes d’affaires responsables de la préparation des documents. Ces documents sont généralement de nature contraignante et juridique, comme les polices d’assurance ou les prêts hypothécaires. Un assistant de souscription relève généralement d’un souscripteur, mais les titres de supervision peuvent varier d’un secteur à l’autre. Selon la taille de l’organisation dans laquelle il travaille, un assistant peut être responsable de tâches allant du service à la clientèle aux tâches de bureau en passant par le contrôle des documents.
La gestion des copies imprimées et la capacité de les organiser est une tâche majeure du travail d’assistance à la souscription. Un associé de souscription tiendra à jour la documentation, y compris les communications avec les clients, le suivi des dossiers et les modifications des spécifications. Il contrôlera et coordonnera également le classement de la documentation en ce qui concerne les politiques et autres dossiers juridiques. L’assistant de souscription assurera un suivi auprès des clients pour s’assurer de l’exactitude des dossiers et répondra probablement à des questions générales sur les formulaires, les procédures et les pratiques écrits et électroniques. Si l’organisation a des clients dans des endroits éloignés, un assistant de souscription voyagera probablement avec l’équipe pour aider à la compilation et au stockage des documents et des documents informatisés.
Avec l’avancement de la technologie, de nombreuses parties de ce travail seront informatisées. Cet assistant effectuera des recherches sur Internet, exécutera des rapports détaillant les informations sur les ventes, la gestion des comptes et les opérations, et archivera la documentation avec une technologie telle qu’un ordinateur ou un appareil portable. Il peut utiliser un système de suivi informatique pour garder le contrôle de la documentation de l’organisation et, dans certains cas, diriger la formation d’autres personnes sur la façon d’utiliser ce système informatique.
Selon l’industrie dans laquelle il travaille, l’assistant de souscription peut être responsable de tâches supplémentaires et peut avoir besoin d’une expérience préalable pour atteindre les objectifs. Il peut être chargé d’examiner, de comprendre et de communiquer les politiques et les lois en vigueur aux autres. Les informations relatives aux pratiques commerciales de son entreprise seront probablement enregistrées, stockées et transmises par l’assistant de souscription. Il peut utiliser ces informations pour l’aider à préparer la documentation pour les agences gouvernementales, les services internes de l’entreprise et les entités extérieures.
Une journée type pour ce type d’assistant peut impliquer de se rendre sur les sites des clients, de travailler avec un ordinateur et de gérer la paperasse. Il passera probablement une grande partie de la journée à remplir des formulaires, à classer et à parler aux autres lors de réunions ou au téléphone. Une grande partie du travail de documentation peut être solitaire ; cependant, certains postes de ce cheminement de carrière peuvent impliquer beaucoup de temps passé à travailler en groupe.