En g?n?ral, un coordonnateur administratif g?re et soutient les bureaux d’une entreprise ou d’une organisation. Les principales t?ches du poste comprennent g?n?ralement la fourniture d’un soutien administratif complet, la supervision du personnel de soutien et l’aide ? la gestion du budget. Ces t?ches sont bien adapt?es ? une personne motiv?e, m?ticuleuse et pratique.
T?ches principales
Le r?le principal d’un coordinateur administratif est d’assurer la liaison entre les services, les fournisseurs externes et les membres du personnel. Afin de fonctionner efficacement, la plupart des organisations ont une hi?rarchie complexe d’individus et de sp?cialistes qui doivent travailler ensemble pour faire avancer les choses. Les coordinateurs administratifs organisent, supervisent et facilitent g?n?ralement ce flux de travail. Ils peuvent ?galement ?tre appel?s ? apprendre les d?tails techniques et le fonctionnement interne d’une organisation afin de fournir un soutien sp?cialis?.
Par exemple, si un membre du corps professoral d’une universit? a besoin d’un remboursement pour ses frais de d?placement, le coordinateur devra peut-?tre travailler avec plusieurs autres d?partements pour obtenir les fonds. Il ou elle peut travailler avec le bureau de voyage, le service de comptabilit?, le personnel de soutien du corps professoral ou d’autres pour traiter les informations n?cessaires pour le membre du corps professoral. Un coordinateur administratif poss?dant des connaissances sp?cialis?es sur le protocole de remboursement universitaire peut g?n?ralement mieux servir le membre du corps professoral que les autres employ?s de l’?cole.
Gestion du personnel
Le coordinateur administratif d’une grande organisation g?re g?n?ralement le personnel de soutien. Ces membres du personnel comprennent g?n?ralement des employ?s non superviseurs du d?partement qui fournissent des services de bureau, de secr?tariat ou financiers. La plupart des coordonnateurs sont ?galement charg?s d’embaucher de nouveaux employ?s, d’?valuer ou de r?primander les employ?s actuels et de d?finir les affectations de travail.
T?ches de soutien
Un coordinateur administratif peut avoir ? effectuer des t?ches de bureau de base, surtout si l’organisation pour laquelle il travaille est petite. Il ou elle peut ?tre impliqu? dans le maintien de bases de donn?es, la cr?ation de rapports, la r?daction de lettres et le travail sur d’autres activit?s de soutien g?n?ral. Les coordonnateurs sont souvent charg?s de l’entretien du bureau, y compris l’achat de fournitures, la collaboration avec la gestion des installations et l’entretien de l’?quipement.
Budg?tisation
Une autre t?che importante pour un coordinateur administratif est d’aider ? pr?parer et ? mettre en ?uvre le budget de l’organisation. La plupart des coordonnateurs sont g?n?ralement impliqu?s dans une certaine mesure dans la gestion financi?re de leur entreprise. Ils sont souvent impliqu?s dans le suivi de la fa?on dont l’argent est d?pens?, en aidant ? contr?ler les co?ts, ? approuver les d?penses et ? r?diger des rapports financiers.
Devenir Coordonnateur Administratif
La principale qualification pour un coordinateur administratif est une exp?rience de travail pr?alable, de nombreuses organisations n?cessitant un ?quivalent de sept ans en soutien administratif. De nombreux coordonnateurs ont auparavant occup? des postes de directeurs de bureau ou administratifs, d’assistants administratifs ou de repr?sentants du service ? la client?le. En plus de l’exp?rience, bon nombre de ces postes exigent au minimum un dipl?me d’?tudes secondaires ou un dipl?me d’?quivalence g?n?rale (GED). Certaines organisations peuvent exiger un baccalaur?at ou m?me un dipl?me d’?tudes sup?rieures.