En général, un coordonnateur administratif gère et soutient les bureaux d’une entreprise ou d’une organisation. Les principales tâches du poste comprennent généralement la fourniture d’un soutien administratif complet, la supervision du personnel de soutien et l’aide à la gestion du budget. Ces tâches sont bien adaptées à une personne motivée, méticuleuse et pratique.
Tâches principales
Le rôle principal d’un coordinateur administratif est d’assurer la liaison entre les services, les fournisseurs externes et les membres du personnel. Afin de fonctionner efficacement, la plupart des organisations ont une hiérarchie complexe d’individus et de spécialistes qui doivent travailler ensemble pour faire avancer les choses. Les coordinateurs administratifs organisent, supervisent et facilitent généralement ce flux de travail. Ils peuvent également être appelés à apprendre les détails techniques et le fonctionnement interne d’une organisation afin de fournir un soutien spécialisé.
Par exemple, si un membre du corps professoral d’une université a besoin d’un remboursement pour ses frais de déplacement, le coordinateur devra peut-être travailler avec plusieurs autres départements pour obtenir les fonds. Il ou elle peut travailler avec le bureau de voyage, le service de comptabilité, le personnel de soutien du corps professoral ou d’autres pour traiter les informations nécessaires pour le membre du corps professoral. Un coordinateur administratif possédant des connaissances spécialisées sur le protocole de remboursement universitaire peut généralement mieux servir le membre du corps professoral que les autres employés de l’école.
Gestion du personnel
Le coordinateur administratif d’une grande organisation gère généralement le personnel de soutien. Ces membres du personnel comprennent généralement des employés non superviseurs du département qui fournissent des services de bureau, de secrétariat ou financiers. La plupart des coordonnateurs sont également chargés d’embaucher de nouveaux employés, d’évaluer ou de réprimander les employés actuels et de définir les affectations de travail.
Tâches de soutien
Un coordinateur administratif peut avoir à effectuer des tâches de bureau de base, surtout si l’organisation pour laquelle il travaille est petite. Il ou elle peut être impliqué dans le maintien de bases de données, la création de rapports, la rédaction de lettres et le travail sur d’autres activités de soutien général. Les coordonnateurs sont souvent chargés de l’entretien du bureau, y compris l’achat de fournitures, la collaboration avec la gestion des installations et l’entretien de l’équipement.
Budgétisation
Une autre tâche importante pour un coordinateur administratif est d’aider à préparer et à mettre en œuvre le budget de l’organisation. La plupart des coordonnateurs sont généralement impliqués dans une certaine mesure dans la gestion financière de leur entreprise. Ils sont souvent impliqués dans le suivi de la façon dont l’argent est dépensé, en aidant à contrôler les coûts, à approuver les dépenses et à rédiger des rapports financiers.
Devenir Coordonnateur Administratif
La principale qualification pour un coordinateur administratif est une expérience de travail préalable, de nombreuses organisations nécessitant un équivalent de sept ans en soutien administratif. De nombreux coordonnateurs ont auparavant occupé des postes de directeurs de bureau ou administratifs, d’assistants administratifs ou de représentants du service à la clientèle. En plus de l’expérience, bon nombre de ces postes exigent au minimum un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’équivalence générale (GED). Certaines organisations peuvent exiger un baccalauréat ou même un diplôme d’études supérieures.