Un coordinateur de conformité travaille avec une organisation pour l’aider à respecter ses obligations réglementaires. Également appelés spécialistes de la conformité et consultants, ces professionnels ont généralement de deux à cinq ans d’expérience dans l’industrie. Ils connaissent toutes les réglementations pertinentes, y compris les politiques prévues et proposées qui peuvent avoir un impact sur les activités de leurs employeurs. Certaines industries dans lesquelles un coordinateur de conformité peut travailler peuvent inclure la banque, les soins de santé et l’éducation.
Ce membre du personnel d’une entreprise assure la liaison entre l’entreprise et les organismes de réglementation ou les inspecteurs. Le coordinateur de la conformité doit être familiarisé avec toutes les réglementations applicables à une entreprise afin de fournir une assistance. Un jour donné, il peut être nécessaire de rencontrer des stagiaires de l’entreprise, des régulateurs et des administrateurs qui définissent et appliquent la politique au sein de l’organisation. De bonnes compétences en communication sont importantes pour s’assurer que l’information est transmise et bien comprise.
Au sein de l’entreprise, un coordinateur de la conformité peut aider l’entreprise à définir des politiques qui l’aideront à rester sur la bonne voie en matière de conformité. Les personnes occupant des postes affectés par la législation peuvent avoir besoin de se rencontrer pour recevoir une éducation et une formation spécialisées. Cela peut être aussi simple que de recevoir un manuel contenant des informations, ou cela peut nécessiter plusieurs jours de formation pour confirmer que le membre du personnel est prêt. Dans un cabinet médical, par exemple, le coordinateur de la conformité peut discuter de problèmes tels que la confidentialité avec le personnel de secrétariat. Il peut leur être demandé de signer des documents indiquant qu’ils comprennent la nature des règles de confidentialité et sont prêts à s’y conformer.
Les régulateurs peuvent inspecter périodiquement une entreprise pour détecter des signes de conformité ou demander des documents au coordinateur de la conformité. Des documents tels que des manuels des employés, des formulaires et des copies de politiques peuvent être demandés dans le cadre d’un examen de l’entreprise. Le coordinateur de conformité fournit toutes ces informations, répond aux questions et organise des réunions avec le personnel et les administrateurs si nécessaire. Si des problèmes sont découverts lors d’un examen réglementaire, ce membre du personnel doit élaborer un plan d’action pour les résoudre et peut avoir besoin de travailler avec d’autres membres du personnel pour le mettre en œuvre.
Une attention aux détails est importante pour les emplois dans ce domaine. Les coordinateurs de conformité doivent se tenir au courant de la législation actuelle et proposée qui peut affecter leurs employeurs. Beaucoup suivent également diverses options qu’ils peuvent utiliser pour répondre aux exigences réglementaires. Les nouveaux produits logiciels et ateliers de formation, par exemple, peuvent maintenir le personnel actif et peuvent faciliter le classement des documents et déclarations requis. Il existe également des problèmes juridiques pour les personnes dans cette position, car elles peuvent être tenues responsables si elles donnent de mauvais conseils ou se comportent de manière négligente alors qu’elles sont invoquées comme source d’information.