Les secrétaires contentieux travaillent dans les bureaux des avocats contentieux. Le travail requiert des compétences traditionnelles en secrétariat, ainsi qu’une connaissance des formulaires et des procédures utilisées dans le domaine du contentieux. La plupart des tâches du poste consistent à aider l’avocat à se préparer pour le procès. Cela peut impliquer la planification des audiences, la mise en forme et la préparation des actes de procédure et le dépôt de documents judiciaires. L’organisation des documents et le respect des délais judiciaires sont une partie importante du travail.
Le contentieux consiste à juger une affaire devant un tribunal. Dans des pays comme les États-Unis, chaque État aura ses propres règles de procédure pour la mise en forme et le classement des documents juridiques. En plus des responsabilités de dactylographie et de transcription de la dictée, un secrétaire au contentieux doit être familiarisé avec le format correct des actes de procédure tels que les mémoires et les requêtes déposés auprès du tribunal. Chaque juridiction a des règles concernant la citation appropriée des autorités juridiques invoquées dans les actes de procédure. Les tribunaux de district fédéraux ont leurs propres règles.
La découverte est le processus par lequel chaque partie dans une affaire judiciaire échange des documents qui seront utilisés au procès. Il s’agit d’un grand nombre d’informations, et un secrétaire contentieux aide à l’organiser et à documenter quand il a été envoyé ou reçu. La familiarité avec la récupération d’informations stockées électroniquement est importante pour le processus de découverte. Les règles de la découverte exigent que les documents soient soumis à la partie adverse dans un délai déterminé, et le secrétaire concerné veille à ce que les délais soient respectés.
La planification est une partie importante du contentieux. Un secrétaire au contentieux est généralement responsable du calendrier de toutes les échéances de l’avocat et des dates importantes. Ceux-ci peuvent inclure des audiences, des dépositions, des conférences de règlement et les dates auxquelles les plaidoiries sont dues. Le secrétaire sera généralement responsable de la programmation initiale des audiences et des conférences et veillera à ce qu’aucun conflit ne survienne dans le programme de l’avocat.
Les fonctions d’un secrétaire au contentieux ne s’arrêtent pas toujours à la conclusion du procès. Souvent, une ou les deux parties dans une affaire civile peuvent déposer des requêtes après le procès alléguant des erreurs dans le procès. Les délais de dépôt de telles requêtes sont généralement très stricts. Comme pour les autres actes de procédure, le secrétaire est chargé de s’assurer que la requête est déposée dans le bon format et que des copies sont remises à toutes les parties concernées en temps opportun.
Les appels d’une décision de première instance ont leur propre ensemble de règles de procédure et de délais. Un avis d’appel doit être préparé et déposé, généralement dans les 30 jours suivant la décision du tribunal. Un secrétaire au contentieux saisit le mémoire d’appel dans le format approprié et s’assure qu’une transcription certifiée conforme du dossier du procès est déposée auprès de la cour d’appel.