Un sp?cialiste de la documentation est un professionnel dont le travail principal est de cr?er ou de g?rer des documents, ou les deux. Cela peut inclure la documentation des processus, des projets et des proc?dures en utilisant un certain nombre de supports. Cela peut ?galement inclure la collecte de documents aupr?s d’un certain nombre de parties prenantes et leur consolidation en un seul fichier ou document utilisable. L’objectif d’une telle documentation peut aller de l’int?r?t historique ? l’?tablissement de pratiques commerciales en passant par les exigences gouvernementales.
Dans de nombreux cas, un sp?cialiste de la documentation est la personne qui fait r?ellement la documentation. Cela peut signifier la r?daction de manuels de politiques et de proc?dures bas?s sur les pratiques actuelles, ou cela peut signifier la cr?ation d’un manuel d’utilisation qui documente la mani?re dont un produit doit ?tre utilis? ou assembl?. Cela pourrait ?galement signifier la cr?ation d’un calendrier d’actions et de communications lorsqu’un processus est dict? par des organismes de r?glementation ou s’il pourrait potentiellement impliquer un diff?rend ou une poursuite. Cela peut ?galement signifier documenter les ?v?nements et les occurrences pour un enregistrement historique.
Prenons l’exemple d’une entreprise qui doit prendre des mesures de s?curit? sp?cifiques au cours d’un processus de fabrication. Un sp?cialiste de la documentation pourrait ?tre charg? de veiller ? ce que le processus se d?roule correctement, puis de cr?er un document indiquant aux travailleurs comment reproduire le processus ?tape par ?tape. Ce travail aide ? la formation et aide ?galement ? montrer aux organismes de r?glementation que l’entreprise essaie de suivre la proc?dure correcte.
En conjonction avec ou ? la place de la r?daction de documents, un sp?cialiste de la documentation peut ?tre charg? d’enregistrer des ?v?nements et des processus au moyen de photographies fixes ou vid?o. Cela peut inclure de prendre des photos d’une voiture qui a ?t? accident?e dans le but de documenter les dommages pour une r?clamation d’assurance ou un proc?s. Cela peut ?galement inclure le tournage d’un ?v?nement ou d’une proc?dure sp?ciale afin qu’il puisse ?tre repr?sent? avec pr?cision sans s’appuyer sur la m?moire humaine.
Un autre type de sp?cialiste de la documentation est quelqu’un qui rassemble les documents requis des autres. Par exemple, si une entreprise a tent? de collecter de l’argent aupr?s d’un client et envisage une action en justice, un sp?cialiste de la documentation peut ?tre invit? ? assembler le contrat d’achat original, toutes les factures applicables et tous les e-mails ou autres communications qui ont ?t? envoy?s ou ?chang?s. avec le client en question. Ce type de sp?cialiste peut ?galement cr?er des documents ind?pendants qui fournissent des d?tails suppl?mentaires ou d?crivent comment les documents ont ?t? obtenus.
Il est important de noter que le terme ne doit pas ?tre confondu avec le terme sp?cialiste des documents. Un sp?cialiste de la documentation cr?e ou assemble des documents dans le but sp?cifique de suivre des informations ou de prouver quelque chose. Un sp?cialiste des documents est une personne qui travaille avec des documents existants et peut se r?f?rer ? un grand nombre d’emplois allant des commis dans un magasin de copie aux experts en ?criture qui authentifient les documents historiques.