Un spécialiste de la documentation est un professionnel dont le travail principal est de créer ou de gérer des documents, ou les deux. Cela peut inclure la documentation des processus, des projets et des procédures en utilisant un certain nombre de supports. Cela peut également inclure la collecte de documents auprès d’un certain nombre de parties prenantes et leur consolidation en un seul fichier ou document utilisable. L’objectif d’une telle documentation peut aller de l’intérêt historique à l’établissement de pratiques commerciales en passant par les exigences gouvernementales.
Dans de nombreux cas, un spécialiste de la documentation est la personne qui fait réellement la documentation. Cela peut signifier la rédaction de manuels de politiques et de procédures basés sur les pratiques actuelles, ou cela peut signifier la création d’un manuel d’utilisation qui documente la manière dont un produit doit être utilisé ou assemblé. Cela pourrait également signifier la création d’un calendrier d’actions et de communications lorsqu’un processus est dicté par des organismes de réglementation ou s’il pourrait potentiellement impliquer un différend ou une poursuite. Cela peut également signifier documenter les événements et les occurrences pour un enregistrement historique.
Prenons l’exemple d’une entreprise qui doit prendre des mesures de sécurité spécifiques au cours d’un processus de fabrication. Un spécialiste de la documentation pourrait être chargé de veiller à ce que le processus se déroule correctement, puis de créer un document indiquant aux travailleurs comment reproduire le processus étape par étape. Ce travail aide à la formation et aide également à montrer aux organismes de réglementation que l’entreprise essaie de suivre la procédure correcte.
En conjonction avec ou à la place de la rédaction de documents, un spécialiste de la documentation peut être chargé d’enregistrer des événements et des processus au moyen de photographies fixes ou vidéo. Cela peut inclure de prendre des photos d’une voiture qui a été accidentée dans le but de documenter les dommages pour une réclamation d’assurance ou un procès. Cela peut également inclure le tournage d’un événement ou d’une procédure spéciale afin qu’il puisse être représenté avec précision sans s’appuyer sur la mémoire humaine.
Un autre type de spécialiste de la documentation est quelqu’un qui rassemble les documents requis des autres. Par exemple, si une entreprise a tenté de collecter de l’argent auprès d’un client et envisage une action en justice, un spécialiste de la documentation peut être invité à assembler le contrat d’achat original, toutes les factures applicables et tous les e-mails ou autres communications qui ont été envoyés ou échangés. avec le client en question. Ce type de spécialiste peut également créer des documents indépendants qui fournissent des détails supplémentaires ou décrivent comment les documents ont été obtenus.
Il est important de noter que le terme ne doit pas être confondu avec le terme spécialiste des documents. Un spécialiste de la documentation crée ou assemble des documents dans le but spécifique de suivre des informations ou de prouver quelque chose. Un spécialiste des documents est une personne qui travaille avec des documents existants et peut se référer à un grand nombre d’emplois allant des commis dans un magasin de copie aux experts en écriture qui authentifient les documents historiques.